Системи адміністративного контролю управління, цілі, переваги, приклади

The адміністративний контроль вона визначається як процес, за допомогою якого менеджери впливають на інших членів організації для реалізації стратегії. Він виконується на основі інформації, отриманої менеджерами.

Це стосується координації, розподілу ресурсів, мотивації та вимірювання продуктивності. Практика управлінського контролю та проектування систем управління управлінням базується на ряді навчальних дисциплін.

Адміністративне управління передбачає широке вимірювання. Тому вона пов'язана і вимагає внеску з обліку, особливо управлінського обліку. По-друге, він включає рішення щодо розподілу ресурсів. Тому вона пов'язана і вимагає внеску економіки, особливо з економіки управління.

По-третє, це передбачає спілкування та мотивацію праці. Це означає, що вона пов'язана і вимагає внеску від соціальної психології, особливо організаційної поведінки.

Погані контролі в компанії створюють значні загрози, такі як неефективне використання ресурсів, помилки обробки, зниження прибутковості, відсутність відповідності нормативним актам та крадіжка або неправомірне використання активів співробітниками.

Індекс

• 1 Планування та контроль
• 2 Системи адміністративного контролю
  • 2.1 Бізнес-інструмент
  • 2.2 Компоненти
  • 2.3 Труднощі
• 3 Цілі
  • 3.1 Виявлення помилок
  • 3.2 Докази того, що все працює правильно
  • 3.3 Діяти, коли це необхідно
  • 3.4 Спілкування та мотивація працівників
  • 3.5 Впровадження превентивних заходів
• 4 Переваги
  • 4.1 Допомога для децентралізації
  • 4.2 Допомога для координації
  • 4.3 Спростити нагляд
  • 4.4 Підвищення мотивації
• 5 Недоліки
  • 5.1 Складність у встановленні кількісних стандартів
  • 5.2 Не існує контролю над зовнішніми факторами
  • 5.3 Опір працівників
  • 5.4 Дорогостоящий бізнес
• 6 Важливість
  • 6.1 Перевірка політики
  • 6.2 Управлінська відповідальність
  • 6.3 Мотиватор
  • 6.4 Ефективність
• 7 Приклади
  • 7.1 Контроль вимог
  • 7.2 Фінансовий контроль
  • 7.3 Контроль виконання
  • 7.4 Контроль
  • 7.5 Контроль змін
  • 7.6 Контроль безпеки
  • 7.7 Контроль відповідності
  • 7.8 Бенчмаркінг
  • 7.9 Постійне вдосконалення
  • 7.10 Контроль якості
  • 7.11 Гарантія якості
  • 7.12 Автоматизація
  • 7.13 Контроль даних
  • 7.14 Управління запасами
  • 7.15 Контроль активів
• 8 Посилання

Планування та контроль

Існує тісний зв'язок між плануванням і контролем. Планування - це процес, за допомогою якого визначаються цілі організації та методи досягнення цілей. Контроль - це процес, який вимірює та спрямовує фактичні показники на виконання запланованих цілей організації.

Після того, як стратегії будуть встановлені і плани будуть зроблені, головне завдання керівництва полягає в тому, щоб вжити заходів для забезпечення того, щоб ці плани виконувалися або, якщо умови вимагають, щоб плани були змінені..

Адміністративним контролем є одна з функцій управління, наприклад, планування, організація, нагляд і управління.

Це важлива функція, оскільки вона допомагає перевірити помилки та вжити коригувальних заходів для мінімізації відхилення стандартів та досягнення встановлених цілей організації у бажаний спосіб..

Адміністративний контроль може бути визначений як функція системи, яка регулює операції, необхідні для досягнення плану, або зберігає зміни в цілях системи в межах дозволених лімітів..

Системи адміністративного контролю

Це системи, які збирають та використовують інформацію для оцінки ефективності різних бізнес-ресурсів, таких як людські, фізичні, фінансові та організаційні в цілому, внаслідок впровадження стратегій управління.

Тому вони є сукупністю формальних процедур, необхідних для адміністративної та економічної ефективності. Менеджери використовують її для підтримки або зміни стандартів діяльності організації.

Будучи невід'ємною частиною всієї системи управління компанією, її метою є забезпечення повної та своєчасної реалізації планів та політики управління.

Вони можуть варіюватися від того, як запитуються поставки до того, як планується використання активів, призначення призначень або адміністрування запасів.

Система адміністративного контролю - це спосіб, у який менеджери можуть документувати свої організаційні стратегії або політику. Крім того, це спосіб оцінки ефективності внутрішніх корпоративних процесів, порівняння їх із заявленими цілями та політикою.

Бізнес інструмент

Система адміністративного контролю - це бізнес-інструмент, який може свідчити про те, наскільки добре організація виконує свої завдання.

Однак, адміністративні контролі є лише одним з інструментів, які менеджери використовують для реалізації бажаних стратегій.

Стратегії реалізуються не тільки через адміністративний контроль, але й з організаційною структурою, управлінням людськими ресурсами та організаційною культурою.

Компоненти

Система адміністративного контролю є інструментом, який допомагає керівництву спрямувати організацію на її стратегічні цілі та її конкурентні переваги. Зазвичай розуміється, що він має три компоненти:

- Встановлення стандартів.

- Вимірювання фактичної продуктивності щодо цих стандартів.

- Вжиття заходів щодо усунення відхилень від правил і планів.

Труднощі

Існують дві спільні труднощі, які оточують системи адміністративного контролю в компаніях.

- Вміти розпізнавати зони, де потрібний більший контроль.

- Вміти розпізнавати, коли існуючі елементи керування неефективні або дефектні.

Цілі

Цілі адміністративного контролю стосуються надійності фінансової інформації, своєчасного зворотного зв'язку щодо досягнення оперативних або стратегічних цілей, а також дотримання законів і нормативних актів..

Виявлення помилок

Нерегулярність в управлінні компанією може поставити під загрозу досягнення загальних цілей компанії, що дає можливість втратити позиції перед конкурентами і поки вона не порушить власне виживання..

Тому стає важливим швидко виявляти аномалії. Таким же чином можна ідентифікувати різні схеми та області, які, хоча вони не піддаються аномаліям або серйозним недолікам, можуть бути оптимізовані для загального добробуту компанії.

Докази того, що все працює правильно

Адміністративний контроль перевіряє, що все працює належним чином і що як запропоновані цілі, так і рівні, встановлені на адміністративному рівні стосовно доходів, продажів, безпеки тощо, задовольняються без значних змін.

Таким чином, компанія стає більш безпечною, її стандарти та процеси прийняття рішень є більш солідними.

Дійте, коли це необхідно

Виявлення ситуації не є дуже корисним, якщо не вживаються конкретні дії для перенаправлення негативних обставин, завдяки детальній і конкретній інформації, наданій адміністративним контролем..

Спілкування та мотивація працівників

Точне знання стану компанії, включаючи її помилки, проблеми та правильно розроблені аспекти, сприяє кращому спілкуванню з працівниками, мотивуючи їх гарантувати поліпшення необхідних аспектів, або дотримання правильної лінії..

Здійснювати профілактичні заходи

Передчасна діагностика конкретних проблем, виявлених адміністративним контролем, робить непотрібними коригувальні дії, оскільки вони замінюються лише профілактичними діями.

Переваги

Найбільша перевага адміністративного контролю полягає в тому, що він створює цикл спрямованості та контролю для керівництва бізнесом. Прийняття рішень оптимізується з меншою кількістю залучених осіб.

Вона допомагає керівникам вимірювати реальну продуктивність та керуватися досягненням цілей.

Допомога в децентралізації

Сучасна тенденція бізнес-організацій полягає в децентралізації, що вимагає системи управління.

У процесі децентралізації повноваження щодо прийняття рішень розкидані по всій організації.

Керівництво повинно тримати контроль у своїх руках, щоб дізнатися, чи правильно використовується повноваження. Без належного адміністративного контролю децентралізація не може бути успішною.

Допомога в координації

Розмір сучасних компаній зростає. У них зайнято велика кількість капіталу і велика кількість людей.

Це створює проблему належного контролю, оскільки існує багато підрозділів, які виробляють і поширюють різні продукти. Для координації своєї діяльності необхідна система контролю.

Спростити нагляд

Спрощує нагляд шляхом сигналізації про значні відхилення. Підтримує працівників.

Хороша система управління виявляє слабкі місця дуже швидко. Це допомагає розширити сферу контролю на всіх рівнях.

Підвищення мотивації

Методи контролю створюють атмосферу порядку і дисципліни в організації, знаходять відхилення і визначають фактори, що відповідають за них.

Це підвищує мотивацію працівників, тому що вони знають роботу, за яку вони вважаються відповідальними.

Недоліки

Недоліком адміністративного контролю є те, що він може перешкоджати творчості та інноваціям, роблячи компанію більш стандартизованою та менш гнучкою.

Часто організації зі строгим адміністративним контролем менш здатні адаптуватися до змін на ринку, їхній промисловості або правовому середовищі, маючи обмежений обсяг можливих ідей і планів.

Труднощі у встановленні кількісних стандартів

Адміністративний контроль втрачає свою ефективність, коли стандарт ефективності не може бути визначений кількісно.

Дуже важко встановити кількісний стандарт поведінки людини, рівень ефективності, задоволеність роботою, мотивацію працівників тощо. У таких випадках випробування залежить від розсуду керівника.

Не існує контролю над зовнішніми факторами

Компанія не може контролювати зовнішні фактори, такі як державна політика, технологічні зміни, зміна моди, зміни в конкурентній політиці тощо..

Опір працівників

Масові працівники можуть відчувати себе звільненими і незадоволеними, оскільки їм не дозволяється представляти свої ідеї. Працівники вважають, що контроль знижує їх свободу дій. Це може призвести до сильного обороту персоналу.

Працівники часто чинять опір контролю. У результаті ефективність її знижується

Дорогий бізнес

Для встановлення системи адміністративного контролю організації доводиться витрачати багато часу і грошей.

Переваги повинні бути більшими, ніж витрати, тоді ефективним буде тільки контроль, інакше це призведе до неефективності.

Значення

Без адміністративного контролю процес управління є неповним. У компаніях потреба в контролі виникає через декілька факторів:

- Важко встановити повністю точні стандарти роботи у великих організаціях. З іншого боку, менеджеру потрібні всі види своєчасної інформації, яка не завжди доступна. Контроль необхідний для оцінки точності стандартів.

- Співробітникам довіряють великі суми грошей і цінні ресурси. Однак за відсутності контролю працівники можуть піддатися спокусам. Ефективна система управління допомагає мінімізувати нечесну поведінку працівників.

- За відсутності контролю працівники можуть розслабитися у своїх зусиллях, а їхня робота може впасти нижче норми.

Через контроль забезпечується, що ресурси організації отримуються і ефективно використовуються для досягнення бажаних цілей. Адміністративний контроль надає такі переваги:

Перевірка політики

Це дозволяє керівництву перевіряти якість різних планів. Таким чином, він може виявити, які плани повинні бути перероблені або які цілі повинні бути змінені.

Зміни в навколишньому середовищі можуть зробити оригінальні плани нежиттєздатними або дефіцитними. Контроль допомагає переглянути та оновити плани.

Управлінська відповідальність

Навіть коли менеджер призначає деяку діяльність і делегує повноваження своїм підлеглим, він залишається відповідальним за остаточну роботу.

Таким чином, менеджер повинен перевірити роботу своїх підлеглих, щоб переконатися, що вони використовують делеговані повноваження у бажаному порядку.

Адміністративний контроль дозволяє керівникам виконувати свої обов'язки і одночасно делегувати повноваження.

Мотиватор

Надихайте працівників працювати та пропонувати кращу продуктивність. Коли вони знають, що їхня продуктивність оцінюється, а їхня винагорода пов'язана з цією оцінкою, вони намагатимуться внести свої зусилля.

Ефективність

Контроль сприяє ефективності операцій, орієнтуючись на досягнення цілей. Таким чином, він дозволяє менеджерам виявляти та виправляти помилки, перш ніж вони стануть серйозними, допомагаючи мінімізувати відходи та втрати.

Приклади

Адміністративним контролем є будь-який процес, практика, політика, інструмент, вимірювання або система, що реалізується, щоб дозволити керівництву керувати ресурсами організації. Нижче наведено ілюстративні приклади:

Контроль вимог

Формально документуйте плани як вимоги та керуйте зміною цих планів.

Фінансовий контроль

Фінансовий контроль, такий як практика розробки, моніторингу та обліку бюджету.

Контроль ефективності

Процес узгодження набору цілей з працівниками та оцінка результатів діяльності щодо цих цілей.

Нагляд

Моніторинг продуктивності працівників з метою підвищення продуктивності, ефективності та якості роботи.

Контроль змін

Процес надсилання, оцінки, затвердження, визначення пріоритетів, реалізації, передачі та перегляду змін в організації.

Контроль безпеки

Впровадити заходи безпеки і контрзаходи, щоб уникнути ризиків для людей, майна та інформації.

Контроль відповідності

Впровадження процесів, процедур, систем, контролів, вимірювань та звітів з метою дотримання законів, правил, правил та внутрішньої політики.

Бенчмаркінг

Це безперервний процес порівняльної оцінки результатів діяльності компанії проти промисловості, конкуренції або кращих практик.

Постійне вдосконалення

Це повторюваний процес вимірювання речей, поліпшення їх і їх знову вимірювання.

Контроль якості

Переконайтеся, що виходи відповідають специфікаціям. Наприклад, реалізувати процес тестування продуктів у виробничій лінії.

Гарантія якості

Це процес запобігання майбутнім невдачам якості. Наприклад, практика дослідження першопричини всіх якісних невдач виявлення поліпшень.

Автоматизація

Підвищує продуктивність, ефективність і якість, замінюючи роботу автоматикою.

Керування даними

Контроль даних у таких областях, як якість даних, походження даних, безпека, інтеграція та відповідність.

Управління запасами

Регулювати та обліковувати запаси, щоб уникнути нестачі або надлишкової пропозиції.

Контроль активів

Контроль активів, таких як об'єкти, інфраструктура, машини, програмне забезпечення та інтелектуальна власність.

Наприклад, система обліку активів здійснює належне поділ занепокоєння щодо активів.

Список літератури

1. Всі підприємства (2019). Що таке система адміністративного контролю і чому вони настільки важливі? Взяті з: allbusinessadmin.com.au.
2. Вікіпедія, вільна енциклопедія (2019). Система управління управлінням. Взяті з сайту: en.wikipedia.org.
3. Вікіпедія, вільна енциклопедія (2019). Контроль (управління). Взяті з сайту: en.wikipedia.org.
4. Кеннет А. Мерчант (1982). Функція управління управлінням. MIT Sloan. Взяті з: sloanreview.mit.edu.
5. Бізнес-словник (2019). Управлінський контроль. Взяті з: businessdictionary.com.
6. Джон Спейсі (2015). 21 Приклади контролю управління. Взяті з: simplicable.com.
7. База знань MBA (2019). Важливість управлінського контролю в організації. Взяті з: mbaknol.com.
8. Смрити Чанд (2019). 7 Переваги управлінського контролю для організації. Ваша бібліотека статей. Взяті з: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Важливість та обмеження контролінгу. Ваша бібліотека статей. Взяті з: yourarticlelibrary.com.