Посібник з процедур компанії, що він служить, як його підготувати

The процедурний посібник компанії Це письмовий документ, в якому перелічені покрокові інструкції про те, як виконати завдання або як вирішити конкретну ситуацію, коли вона виникає на робочому місці. Містить найкращі практики компанії та описи основних бізнес-процесів.

Цей посібник також містить методи та стандарти щодо виконання робіт. Створення посібника з процедур дозволяє направляти компанію на зростання, спрощуючи навчання і полегшуючи його масштабність.

Цей посібник може бути папкою з трьома кільцями, папкою на спільному диску мережі або автоматизованою версією, опублікованою в Інтернеті, за допомогою a програмного забезпечення процедур. Кожен повинен розуміти, з чого складається посібник з процедур і де його можна знайти, коли комусь це потрібно.

Написання посібника з процедур вимагає чіткого розуміння кроків, пов'язаних з будь-яким конкретним процесом. З ростом компанії потрібні нові процедури. Посібник з процедур також може розглядатися як бібліотека процедур.

Посібник містить приклади процедур, які можуть бути використані як модель для нових операційних процедур. Всі працівники організації повинні бути проінформовані про політику та процедури компанії; вони завжди повинні мати безпосередній доступ до посібника з процедур.

Індекс

• 1 Для чого він використовується??
• 2 Як це зробити?
  • 2.1 Визначити центральні процеси
  • 2.2 Напишіть вступ
  • 2.3 Встановіть схему кожного процесу
  • 2.4 Виконайте процедуру іншій особі, щоб її прочитати
  • 2.5 Створення контрольних списків і форм
  • 2.6 Інтегруйте його в посібник з процедур
• 3 Приклади
• 4 Посилання

Для чого це??

З використанням добре написаного посібника з процедур компанія може більш ефективно сприяти підготовці нових працівників.

Крім навчання, посібник з процедур надає поточним членам команди ресурс для вивчення найменш використовуваних процедур, забезпечення того, щоб вони виконувалися з правильною формальністю, підтримуючи контроль якості.

Співробітники повинні розуміти, що від них очікується. Органам нагляду потрібен посібник з процедур для управління бізнес-процесами. Документуванням стандартів повідомляється те, що важливо для зростання, якості та задоволеності клієнтів.

Через політику та процедури, які впливають на функціональну область, працівники першої лінії мають повноваження приймати ефективні та економію часу рішення.

Ефективний посібник з процедур надає відповідні методи для міжвідомчої комунікації, дозволяє співробітникам працювати разом для вирішення щоденних бізнес-завдань, не вимагаючи зайвої участі в нагляді.

Метою посібника з процедур має бути організація різного змісту, що відображає як шляхи, так і засоби комунікації компанії, виконання послуг або виготовлення продукції за найнижчою ціною і в найкоротші терміни..

Має додаткову користь від збереження задоволеності роботою та високою мотивацією працівників.

Як це зробити?

Перед розробкою методичного посібника важливо зрозуміти різницю між політикою, центральним процесом і процедурою.

- Політика - це сукупність основних принципів та пов'язаних з ними керівних принципів, сформульованих і застосованих керівництвом організації, для спрямування та обмеження її дій у досягненні довгострокових цілей.

- Основним процесом є послідовність взаємозалежних і пов'язаних процедур, які на кожному етапі споживають один або більше ресурсів (робочий час, енергія, машини, гроші) для перетворення входів у продукти. Ці результати слугують входом для наступного етапу, поки не буде досягнуто відомої мети або кінцевого результату.

- Процедура - це послідовність дій або фіксований хід дій, що визначаються кроками (що містять чітко визначені початкові та кінцеві точки), які повинні виконуватися в тому ж порядку, щоб правильно вказати завдання.

Визначте центральні процеси

Всі центральні процеси, які має компанія, повинні бути розглянуті. Вона починається з визначення того, які процеси будуть розмежовані та відображені в процедурному посібнику, створюючи резюме всіх процедур, які повинні бути включені..

Незважаючи на те, що кожен процес не розміщений, важливо встановити найбільш фундаментальні і важливі. Наприклад, ресторан може визначити центральні процеси щодо того, як робиться конкретне блюдо, але так само важливий процес очищення ресторану.

Необхідно створити список основних процесів, які необхідно охопити, щоб кожен з них міг бути інтегрований у посібник з процедур після його відображення. Схема буде виступати в якості керівництва, щоб переконатися, що ви не залишите жодних завдань під час написання посібника.

Напишіть вступ

Включіть короткий опис того, що включено до посібника, який безпосередньо адресований людям, які будуть користуватися посібником, що читачі можуть розраховувати при використанні посібника та найкращий спосіб використовувати посібник (тобто "прочитати його від початку до кінця"). "або використовувати його як посилання для пошуку процедур, якщо це необхідно").

Створіть схему кожного процесу

Кожен процес визначається кроками або завданнями, які необхідно виконати. Якщо крок опущений, це може означати втрату або затримку замовлення або наявність дефектного кінцевого продукту. Створення блок-схеми полягає у визначенні робочого процесу.

Щоб заповнити посібник, потрібно починати з одного процесу одночасно: починати з першого процесу схеми. Описуються кроки, необхідні для завершення процесу, після чого дані повертаються, і деталі записуються для кожного кроку.

Ви повинні переконатися, що кожен крок є чітким і лаконічним. Кожен крок повинен містити достатньо деталей для тих, хто повинен дотримуватися інструкцій.

Наприклад, припустимо, що процедура для процесу продажу створюється в Інтернеті. Спочатку складається блок-схема про те, як спочатку зв'язався потенційний клієнт після того, як він просив надати інформацію: по телефону, електронною поштою або текстовим повідомленням.

Якщо спочатку не вдалося зв'язатися з потенційною особою, розраховується, скільки разів слідкує відділ продажів, з конкретними сценаріями для кожного контакту.

Коли зв'язаний клієнт, призначається інший сценарій, а також набір подальших дій, залежно від того, чи клієнт купив продукт або вирішив почекати.

Дайте процедуру комусь іншому, щоб прочитати його

Важливо прочитати його співробітника або когось, кого ви знаєте, і дотримуйтесь інструкцій, як вони написані. Ця особа може надати корисні коментарі, якщо є кроки, які ви не могли виконати або не зрозуміли.

Процедура налагоджена на основі коментарів. Можливо, вам доведеться переписати, змінити або додати щось до інструкцій.

Створіть контрольні списки та форми

Для будь-якого процесу членам команди простіше дотримуватися форми або контрольного списку. Ось чому повинен бути розроблений детальний шаблон, заснований на процесі відображення.

Якщо вам потрібно зібрати конкретну інформацію, коли клієнт входить, ви повинні переконатися, що шаблон має всю необхідну інформацію, представлену в стислій формі.

Не слід вважати, що члени команди пам'ятають все, що вказує процедура, особливо, коли перед ними сидить клієнт. Контрольні списки та форми повинні бути інтегровані як додаток до блок-схеми та етапи процесу.

Інтегруйте його в посібник з процедур

Після того, як кожному процесу призначено блок-схему та створено всі шаблони допоміжних документів, вони інтегруються в повний посібник з процедури. Навчальний посібник організований на основі відділів.

Наприклад, в процедурному посібнику можуть бути розділи "Продажі", "Операції" і "Розподіл". Кожен розділ поділяється на центральні процеси цього відділу, як правило, в тому порядку, в якому кожен центральний процес здійснюється в загальній поставці продукції.

У розділі "Розподіл" ви можете мати кілька основних процесів, таких як "Отримати замовлення", "Упаковка для доставки", "Доставка" та "Наступні".

Посібник з процедур організований зі змістом, і кожна процедура чітко перераховується з напівжирним заголовком назви.

Вона включає обкладинку з назвою посібника, змістом, вступом і процедурами в порядку змісту.

Члени команди можуть розміщувати навіть вкладки, щоб вони легко переглядали посібник, щоб допомогти їм знайти відповідні процедури у своїх відділах..

Нарешті, копії робляться і розповсюджуються. Потрібно заохочувати постійну зворотний зв'язок та оновлювати посібник, коли це необхідно. Має бути доступний посібник у визначеному місці кожного функціонального місця, використовуючи політику та процедури.

Приклади

-Керівництво для приготування гамбургерів специфічним способом.

-Посібник про те, як діяти у разі пожежі, землетрусу або стихійного лиха.

-Посібник про те, як діяти у відповідь на скарги клієнтів або агресивний клієнт.

-Посібник для проведення процесу відбору персоналу.

-Посібник знати, як працювати в ресторані.

Список літератури

1. Кімберлі Леонард (2017). Як записати в стандартний посібник з процедурних процедур? Малий бізнес - Хрон. smallbusiness.chron.com.
2. Кріс Андерсон (2017). Що таке Посібник з політики та процедур? Bizmanualz Взяті з: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Посібник з визначення процедур. Взяті з: bizfluent.com.
4. Кріс Андерсон (2017). Яка мета керівництва по процедурі? Bizmanualz Взяті з: bizmanualz.com.
5. Шаблон лабораторії (2018). 37 Шаблони найкращої стандартної операційної процедури (SOP). Взяті з: templatelab.com.
6. Грег Марселло (2017). 8-КРОКОВИЙ ПОСИЛАННЯ ДЛЯ ВСТАНОВЛЕННЯ СТАНДАРТНОГО КЕРІВНИЦТВА ПРОЦЕДУРИ. Лерн. Взяті з: blog.lern.org.