Профіль виконавчого секретаря, необхідні навички та функції

The виконавчий секретар це робота або професія, яка служить для забезпечення максимальної підтримки високопоставленим працівникам компанії або організації. Саме вони будуть організовувати і підтримувати графік керівників і допомагатиме їм виконувати широке коло адміністративних завдань.

Мета полягає в тому, щоб сприяти загальній ефективності бізнесу, забезпечуючи, щоб всі адміністративні завдання, які були покладені на нього, будуть виконуватися своєчасно та ефективно. Секретарем є особа, яка надає адміністративну підтримку. Вони можуть виконувати такі завдання, як написання та подача документів, відповідь на телефон і передача повідомлень.

З іншого боку, виконавчий секретар, або адміністративний помічник, також виконує деякі з цих заходів, поряд з координацією офісу, дослідженням продуктів, взаємодією з постачальниками, замовленням продуктів і створенням бази даних.

Як правило, виконавчі секретарі отримують вищі зарплати, ніж секретарі, оскільки вони виконують функції високого рівня і прискорюють продуктивність офісу.

Індекс

• 1 Необхідний профіль
• 2 Необхідні навички
• 3 Функції
  • 3.1 Обов'язки
• 4 Посилання

Необхідний профіль

- Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування або суміжних галузей.

- Доведений досвід роботи в якості виконавчого секретаря або аналогічної адміністративної ролі.

- Повинна бути компетентною в управлінні Microsoft-Office цілісно, ​​а в програмному забезпеченні "бек-офіс", наприклад, ERP-системи.

- Глибокі знання адміністрації основних бухгалтерських бюро та процедур, а також відповідний технічний словник, який обробляється в галузі.

- Знайомство з основними методами дослідження та методами звітності.

- Відмінна організація та навички управління часом.

- Видатні навички спілкування та ведення переговорів.

- Цілісність і конфіденційність.

Виконавчі секретарі повинні бути швидкими фахівцями з великим потенціалом управління часом і багатозадачністю. Саме завдяки своїй ретельності та компетентності в роботі керівники можуть зосередитися на своїх управлінських обов'язках, не турбуючись про інші завдання.

Багато керівників значною мірою покладаються на свого виконавчого секретаря для координації повсякденних завдань і збереження їх на порядку денному. Їм потрібно багато такту і наполегливості як охоронці часу менеджера.

Необхідні навички

Виконавчі секретарі повинні бути ефективними у таких базових навичках, як письмо, граматика, орфографія та пунктуація, а також мати досвід використання офісного обладнання та звичайних програмних додатків, таких як обробка текстів, електронні таблиці та графіка..

Крім того, вони повинні мати відмінні навички для управління часом і спроможністю ефективно вирішувати різні обов'язки.

З іншого боку, виконавчий секретар також потребує інших якостей, таких як добросовісність, дипломатія, розсудливість і здатність вирішувати проблеми автономно.

Вони потребують належних комунікативних навичок для взаємодії з громадськістю, написання доповідей та огляд публікацій.

Слухайте активно

Потрібно знати, щоб звернути повну увагу на те, що кажуть інші люди, витративши час, щоб зрозуміти ті моменти, які робляться, ставлячи питання належним чином і не перериваючи в невідповідні часи.

Читання розуміння

Повне розуміння речень і письмових абзаців у документах, пов'язаних з роботою.

Управління часом

Знати, як ефективно керувати як своїм часом, так і часом інших.

Знаючи, як говорити

Говоріть чітко з іншими людьми, щоб ефективно передавати інформацію.

Написання

Мати ефективну комунікацію в письмовій формі, відповідно до того, що найбільш відповідає потребам аудиторії.

Критичне мислення

Використання логіки та міркування для виявлення сильних та слабких сторін альтернативних рішень, висновків або підходів до проблем, що виникають.

Проактивне навчання

Зрозуміти наслідки нової інформації для вирішення проблем і прийняття поточних і майбутніх рішень.

Координація

Налагодження дій щодо дій інших.

Огляд

Огляд і оцінка результатів діяльності самого себе, інших людей або організацій з метою вдосконалення або вжиття корективних заходів.

Функції

Виконавчий секретар може нести відповідальність за дрібні грошові кошти та бухгалтерський облік, але також може керувати бюджетом. Ви можете публікувати статті на веб-сайті, хоча ви також можете розробляти та керувати веб-сайтом.

Ви можете виконати введення даних у електронній таблиці, яку ви розробили та використовували для функцій звітування.

Виконавчий секретар може контролювати адміністративний персонал. Він часто звітує безпосередньо перед генеральним директором і може підтримувати одного або більше керівників.

Обов'язки

Увага до керівників

- Зберігайте порядок денний керівників і допомагайте у плануванні призначень, засідань ради, конференцій тощо..

- Приймайте участь у засіданнях, щоб складати протоколи засідань, а потім складати, переписувати та розповсюджувати.

- Зробіть всі умови для поїздок керівників: придбання пасажів, бронювання готелів, доставка транспортних витрат, управління та перегляд відповідної документації тощо..

- Проводити обов'язкові розслідування, збирати дані та готувати документи або звіти для розгляду та представлення керівниками, комітетами та радами директорів, як визначено.

- Обробляйте конфіденційні документи, переконайтеся, що вони залишаються безпечними та безпечними.

Внутрішня і зовнішня взаємодія

- Отримуйте та фільтруйте телефонні дзвінки, перенаправляючи їх на відповідну особу, коли це зручно.

- Керувати, розставляти пріоритети та розповсюджувати всю вхідну або вихідну кореспонденцію (електронну пошту, листи, факси, пакети тощо), читати та аналізувати вхідні меморандуми, презентації та звіти, щоб визначити їх важливість і спланувати їх розподіл.

- Підготуйте відповіді на листування, що містить рутинні запити.

- Контролюйте використання офісних приладдя та обговорюйте умови з постачальниками, щоб гарантувати, що замовлення більш прибуткові.

- Зустрічаються з особами, групами спеціальних інтересів та іншими, від імені керівників, комітетів і рад директорів.

- Вітайте відвідувачів і визначте, чи повинні вони мати доступ до певних людей.

Адміністративна підтримка

- Зберігайте електронні та паперові записи в архіві, забезпечуючи організованість інформації та її доступність для швидкого пошуку.

- Підготовка рахунків-фактур, звітів, листів, фінансових звітів та інших документів з використанням програмного забезпечення для обробки текстів, електронних таблиць, баз даних та / або презентацій, а також надання відповідної допомоги в обліку.

- Виконуйте загальні офісні завдання, такі як підтримка систем адміністрування та виконання основних завдань з обліку.

- Координація та прямі офісні послуги, такі як підготовка записів та бюджету, для надання допомоги керівництву.

- Створити та контролювати адміністративну політику та процедури, як для працівників офісів, так і для організації.

- Перегляньте оперативну практику та процедури, щоб визначити, чи можна зробити покращення в таких сферах, як робочий процес, процедури звітності або витрати.

- Контролює та навчає іншого адміністративного персоналу.

Список літератури

1. Працездатний (2018). Посадова інструкція виконавчого секретаря. Взяті з: resources.workable.com.
2. Бет Грінвуд (2018). Різниця між секретарем і виконавчим секретарем. Робота - Хрон. Взяті з: work.chron.com.
3. Планувальник кар'єри (2018). Виконавчий секретар та адміністративний помічник. Взяті з: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Опис виконавчого секретаря. Взяті з: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Обов'язки виконавчого секретаря. Взяті з: bestsampleresume.com