Частини головного офіційного листа (з прикладом)



The частини офіційного листа є рубрикою, тілом, закриттям і підписом, розділи, які сприяють доброму поданню емітента та розумінням змісту одержувача.

Словесна комунікація - це взаємодія між відправником і одержувачем або одержувачем, в якому використовується усна мова, через слова в розмові.

Вона також може бути письмовою мовою, складанням листа. Відповідно до мети листа, вона буде формальною або неформальною.

Формальний лист - це вид письмового усного спілкування, який використовується для надсилання певного повідомлення про професійну тему, дослідження, працевлаштування, запит до державних чи приватних установ тощо..

Для написання листа або послання слід використовувати культуру і дружню мову, яка повинна відповідати набору правил люб'язності, таких як привітання і ввічливе прощання, навіть якщо одержувач відомий. Уникнення використання загальних виразів.

Точно, формальність цих місій спостерігається за допомогою певних фраз, які також називаються формулами люб'язності.

Ці формули, об'єднавши їх у текст у комбінованому та своєчасному порядку, визначають їхній стиль та допомагають емітенту досягти мети повідомлення.

Основні частини офіційного листа

Відповідно до типу офіційного листа, що представляється, це буде розширення кожної з його частин, однак вони повинні складатися з таких пунктів:

Заголовок

  • Бланки: Представлені дані емітента, імена, адреса, телефон, електронна пошта, веб-сторінки.
  • Місце і дата: Сайт, місто або місто, де знаходиться емітент, і коли він пише, день, місяць і рік. Приклад: Мадрид, 15 жовтня 2016 року.
  • Тема:Причина для листа вказана, ясно і коротко.
  • Ім'я одержувача: Напишіть ім'я того, кому спрямовується лист, з обробкою ієрархії, позицію, що знаходиться в компанії, якщо це так, і слово присутнє нижче. Наприклад:

Панове:

TV Two Corporation.

Подарунок.

Початкове привітання або виклик

Формула ввічливості написана, що полегшує введення в тему. Приклад:

Шановні панове (as), шановні панове (а).

Тіло офіційного листа

Організовані ідеї подаються для того, щоб розкрити мету спілкування, через кілька пунктів, які полегшують повну доставку інформації, максимум від 5 до 6 рядків, що стосується кожної фази:

  • Вступ: Вказується мета листа.
  • Розвиток: Пояснюються причини, що виникають, і роз'яснюється центральна тема листа.

Висновок

Вона повертає все підняте, мету листа і угоди або аспекти, які ви хочете отримати.

Закриття

Це прощання емітента. Короткий абзац написаний для того, щоб подякувати увазі та наданій можливості. Потім вона завершується шляхом розміщення формул люб'язності. Приклад:

Без подальшої довідки, я ціную увагу,

З повагою,,

Підпис

Це те, що посилає листа. Приклад: Ісус, Пердомо

Характеристика формального листа

Кожен лист має певну мету, однак існує цілий ряд аспектів, які є спільними для них, з точки зору формату, організації теми, мови, розташування пунктів, розширення речень, використання знаків. пунктуації, серед інших, що надають їй стиль формальності:

Формат

Можна використовувати блоковий або напівблоковий формат.

  • Формат блоку: Дата вирівнюється з правим полем, тоді дані одержувача або одержувача, початкове вітання та абзаци вирівнюються з лівим полем. Згодом, як закриття, остаточне привітання і підпис розташовані праворуч, узгоджуються з датою.
  • Формат у Semiblock: Дата розташована до правого поля, потім дані одержувача та початкове привітання вирівнюються до лівого поля. У першому рядку кожного абзацу залишається відступ, а решта тексту вирівнюється з лівим полем. Нарешті, і закриття, і прощання, і підпис розташовані в центрі, з додатковими пробілами справа.

Організація теми

Сортувати ідеї послідовно у часі та просторі, щоб добре розуміти повідомлення.

Мова

Використовуйте терміни, пов'язані з предметом, якщо це робота, запити або процедури, з культурою мови, без орфографічних помилок. З наявністю ввічливих фраз і без образливих слів або агресії. Ні неформальні абревіатури, ні назви.

Структура абзаців

У першому абзаці мета листа повинна бути відома. Запропоновано попередню інформацію, а потім основну ідею

. У центральних параграфах вказуються деталі або обґрунтування, що підтримують основні ідеї листа, будь то статті законів, теорії, концепції або попередній досвід.

Нарешті, він закінчується висновком вище, повторює мету листа, надає можливе рішення і каже, що очікується швидке реагування.

Розширення вироків

Важливо використовувати речення, які не дуже обширні, але мають повне значення.

Використання пунктуації

Для використання цих ознак слід бути обережними, оскільки вони допомагають віддати інтонацію і узгодженість з ідеями. Використання їх неналежним чином може завдати шкоди меті повідомлення.

Види формального листа

Як правило, люди видають офіційний лист, коли вони не можуть спілкуватися особисто. Залежно від мети повідомлення, вони можуть бути розташовані між наступними типами:

  • Лист заявки: Він видається з метою запиту послуги, документів, записок, дозволів, грантів, співробітництва.
  • Лист подяки: Він використовується, щоб подякувати за отриману послугу, гарне обслуговування, співпрацю або надану послугу.
  • Супровідний лист: Використовується для представлення компанії, особи або установи, а також надання їх пропозицій, товарів та послуг на замовлення.
  • Рекомендаційний лист: В основному вона видається для того, щоб підкреслити здібності та навички, які має людина, виконувати певну діяльність та отримувати роботу; або хороший досвід оплати та рекомендувати його як відповідального за фінансування.
  • Записка: Вона, головним чином, спрямована на організацію викриття проблеми, пошкодження або нерегулярної ситуації, рішення якої залежить від неї.
  • Лист-відставка: Видається особою, яка повідомляє про свою відставку на роботу, і пояснює причини свого рішення.
  • Лист повідомленняЦе робиться для того, щоб повідомити про процедуру або управління, що робить людина; або для участі у майбутній події, зборах, зборах, з'їзді.