Поділитися:
Що таке життєвий цикл документів?
The Життєвий цикл документів складається з послідовності етапів, через які файл проходить протягом усього терміну його служби. Ці етапи, починаючи від створення документа, через всі його використання та модифікації, до моменту знищення або постійного подання.
Концепція життєвого циклу документів була створена в США після Другої світової війни. Це було пов'язано з необхідністю знайти відповідний спосіб управління великою кількістю накопичених файлів.
Кожна дисципліна розглядає життєвий цикл документів по-іншому, враховуючи їх підхід і характер файлу.
Наприклад, життєвий цикл юридичного документа може мати різні етапи, ніж у академічному документі.
У кожному випадку, міркування про те, як довго документ повинен зберігатися, як він повинен бути збережений або що його правильне використання має бути різним. Також існують різні підходи до етапів вашого життєвого циклу.
Наприклад, можуть існувати документи без будь-якої цінності для компанії або державного органу через її вік. Однак ці самі архіви можуть мати високу історичну цінність для музею.
Інша принципова відмінність полягає в тому, що між аналоговими та цифровими документами. Незважаючи на те, що важливість полягає в змісті документів, існування цифрових файлів має на увазі особливості їх обробки та на стадіях їх життєвого циклу..
Три роки документів
У 1972 році історик Карлос Вайффельс запропонував теорію Трьох століть. Згідно з цим, документи є об'єктами, які мають життєво важливий процес, по якому перетворюються їхні вживання.
Загалом, документи використовуються інтенсивно відразу після їх створення і протягом певного періоду часу.
Проте з плином часу це використання зменшується до моменту, коли він повністю зупиниться, або тому, що вони архівуються або знищуються.
Згідно з Wyffels, цей цикл, через який проходять всі документи, поділяється на три століття: адміністративний або активний вік, середній або напів-активний вік, неактивний або історичний вік..
Адміністративний або активний вік
Це відноситься до активного періоду документа. Вона починається з моменту свого створення і проходить через різні етапи, на яких вона часто консультується, передається і ділиться.
Наприклад, адміністративний вік публічного квитка послуг починається, коли він генерується. Потім він продовжує рухатися протягом обмеженого часу: у той час як поштовий постачальник доставляє його або відправляє по електронній пошті, коли він проконсультується і коли він оплачується.
Проміжний або напів-активний вік
Це той період, в якому документ втратив утиліту, для якої він був створений. Тому вона не має такого активного використання, як в адміністративному віці. Проте вона зберігається і може бути проведена нечасто.
Наприклад, проміжний вік сервісного квитка починається, коли після оплати він подається в папку. Цілком імовірно, що з ним ніколи не буде проведено повторних консультацій, однак він залишається заархівованим у випадку будь-якого занепокоєння.
Напівактивний термін служби документів може бути змінним залежно від типу документа і відповідно до контексту. Наприклад, правовий документ може мати більш активний спосіб життя, ніж квиток на державну службу.
Неактивний вік або історичний вік
Це відноситься до останнього періоду файлів. Однак не всі файли мають одне й те саме місце призначення. Залежно від своєї природи вони можуть бути перетворені в історичні або знищені.
Історичні архіви - це такі, які мають культурну або дослідницьку цінність. Тому на даному етапі прагнуть зберегти методи збереження їх якомога повніше..
Етапи життєвого циклу документів
Теорія трьох віків загалом встановлює основні етапи, через які проходять всі документи.
Однак є й інші, більш конкретні етапи, які визначають корисність та маніпуляцію документами.
Етапи, через які документ проходить, залежать від його вартості, його використання та контексту. Відповідно до цих характеристик визначається, які фази повинні перетинатися і які технічні та адміністративні розпорядження для кожного з них.
Це деякі з основних етапів, через які документ проходить протягом свого терміну служби:
1-Створення: складається з створення документа в друкованому або цифровому форматі.
2-Зберігання: Відповідно до формату, в якому був створений документ, він зберігається фізично або в цифровому форматі. У деяких випадках також розглядається етап оцифрування, коли він є частиною процесу.
3-категоризація: відноситься до організації, класифікації або індексації документів відповідно до параметрів, встановлених в кожному контексті.
4-перенесення: воно стосується відправлення та / або доставки документа відповідно до його характеристик. Насправді, це може стосуватися доставки фізичною поштою або відправленням електронної пошти, залежно від обставин..
5-Розподіл: цей етап стосується документів, які є публічними або необхідними, тому після створення вони повинні бути розкриті певній групі людей.
6-Співпраця: В даний час файли можуть бути організовані для використання та спільного редагування. Ця стадія новітнього вигляду і розглядається виключно для цифрових документів.
7-Консультація: відноситься до того етапу, в якому документи оформлені з наміром їх отримати консультацію. Під час цього процесу забезпечення безпеки та / або забезпечення доступності є дуже важливими, залежно від публіки, яка має отримати доступ до інформації.
8-Подача або знищення: Це завершальний етап у життєвому циклі всіх документів. Вона відповідає моменту, в якому вирішується, чи має вона достатньо історичної цінності, яка повинна бути збережена, або навпаки, вона знищена.
Ресурси
- Коледж Дармут. (S.F.). Життєвий цикл документів: визначення, допоміжні технології та програми. Отримано з: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Життєвий цикл документів: Теорія 3-х століть. Отримано з: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). Що таке життєвий цикл електронного управління документами? Отримано з: documentmedia.com
- Rouse, M. (S.F.). Життєвий цикл документа. Отримано з: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). Життєвий цикл документів - Іспанська архівна система. Відновлено з: normadat.es.