Поділитися:
7 функцій найвидатнішого секретаря
Серед основних функції секретаря Вони включають управління порядком денним, обслуговування громадськості та управління конфіденційною інформацією. Це особа, яка відповідає за виконання адміністративних завдань в офісі.
Це положення може бути здійснене чоловіком або жінкою, хоча найпоширенішим є те, що вона виконує її.
Вони, як правило, відповідають за конфіденційні питання людей з певною ієрархією всередині компанії, наприклад, директорів, керівників, президентів та інших. Це перетворює їх на праву руку виконавчої влади, для якої вони працюють.
Якщо компанія невелика, то найбільше навантаження секретаря пов'язане з основними офісними завданнями.
Деякі країни світу присвячують особливий день у році, щоб подякувати та відзначати свою роботу. Наприклад, в Колумбії, Перу та Мексиці день секретаря - 26 квітня, а у Венесуелі - 30 вересня.
7 головних функцій секретаря
Завдання секретаря полягає в тому, щоб надати підтримку та співпрацю своєму начальнику, щоб вона могла повністю виконати свою роль в організації, без затримок або відволікань.
Хоча характер компанії впливає на тип роботи, що вимагається секретарем, можна сказати, що його основні функції:
1- Управління порядок денним
Секретар зобов'язаний супроводжувати порядок денний особи, для якої вона працює. Там ви повинні відобразити всю свою роботу і, часом, особисті зобов'язання.
Ви також повинні вести облік даних усіх людей і установ, з якими повинен співпрацювати ваш роботодавець.
Порядок денний секретаря зазвичай служить оперативним журналом виконавчої влади, для якої вона працює.
2- Увага до громадськості
Увага до громадськості є однією з найбільш фундаментальних завдань, яку повинен виконувати секретар. Ви повинні відповідати на дзвінки і записувати причину для них, а також всі дані, які дозволять вашому роботодавцеві стежити за цим питанням.
Це також людина, яка приймає відвідувачів в офісі. Ось чому важливо, щоб секретар підтримував образ, відповідний корпоративному образу робочого місця.
Ваша роль полягає не тільки в тому, щоб привітати і зробити приємне очікування відвідувачам, а й дати перші інструкції та вказівки щодо організаційної культури та внутрішніх процесів компанії.
3- Управління документами
Окрім того, що є особою, яка отримує та управляє листуванням вашого боса, секретар пише, читає, відповідає та передає більшість листів, сповіщень, нагадувань та листів від вашого роботодавця..
З цією метою вам зручно керувати певними програмами програмного забезпечення що дозволяє готувати такі документи швидше і швидше.
Специфіка цих компетенцій буде залежати від типу роботи, яка необхідна в тій сфері, в якій вони працюють..
Секретар керує контактною базою свого начальника і подає письмову кореспонденцію, а також протоколи зборів та інші документи, що представляють інтерес в офісі.
Секретар, як правило, бере до уваги питання, які розглядаються на важливих зустрічах.
4- Обробка конфіденційної інформації (внутрішньої та зовнішньої)
Серед функцій, які відрізняють хорошу секретарську фігуру належним чином та ефективно обробляти всю інформацію, надзвичайно важливу для роботи компанії або установи, де ви працюєте.
Наприклад, ви повинні мати контроль над юридичними документами, які можуть вимагатися урядовими органами в будь-який час.
Ви також можете отримати доступ до інформації про навколишнє середовище або будь-якого з учасників, пов'язаних з компанією. Цю інформацію необхідно керувати стримано, ефективно та своєчасно.
5- Організація офісу
Секретар повинен оперувати та утримувати в експлуатації обладнання та меблі офісу: телефони, копіювальні апарати, принтери, проектори, меблі, картотеки та ін..
Це той, хто бере на себе контроль над інвентаризацією приладдя та офісного обладнання. Вона також зберігає фізичні та електронні файлові системи в порядку, так що інформація є легко доступною, коли це необхідно..
Секретар повинен мати чисте та організоване робоче середовище, оскільки це, як правило, одне з перших речей, які люди поза компанією бачать при вході до своїх об'єктів..
6- Підготовка презентацій
Як правило, виконавчий орган повинен представляти свої доповіді у формі презентацій, які узагальнюють та ієрархізують інформацію. Для цього він зазвичай просить свого секретаря про допомогу.
Особа, яка перебуває в секретаріаті, повинна переконатися, що інформація, що з'являється там, коректно відображає дані, які його керівник хоче поділитися.
Ви також повинні знати, що це презентація, вільна від орфографічних помилок і яка відповідає графічній ідентичності компанії.
7- адміністративний нагляд
Відповідальність за дотримання політики та процедур, необхідних для забезпечення активів компанії або установи, в якій вона працює, є обов'язком секретаря..
Відповідно до ієрархічного рівня вашого боса, секретар може підтвердити точність даних, що відображають деталі бюджетних операцій.
Секретар повинен мати справу з управлінським контролем та належним управлінням ресурсами в офісі.
Віртуальний секретар
Зі зростанням кількості робочих місць в Інтернеті з'являється фігура секретарів онлайн або віртуальні помічники.
Ці секретарі виконують більшість завдань, описаних вище, але дистанційно. У цих випадках секретарі стягують свої послуги за годину або за проектом.
Список літератури
- Культура Гроші (2015). 4 основні функції секретаря. Отримано з: comofuncionaque.com
- Кокемуллер, Ніл (с / ф). Перелік обов'язків секретаря. Отримано з: work.chron.com
- Pymex (2016). Функції та обов'язки адміністративного секретаря. Отримано з: pymex.pe
- Волонтер зараз (s / f). Яка роль секретаря? Отримано з: diycomitteeguide.org
- Віндермір, Анна (с / ф). Які функції секретаря як помічника менеджера? Отримано з: pyme.lavoztx.com