Особливості, функції та значення відділу закупівель

The відділ покупок є секцією компанії, відповідальною за всі види діяльності з придбання сировини, запасних частин, послуг тощо, як того вимагає організація. Забезпечує послугу, яка є основою багатьох промислових, роздрібних і військових організацій.

Це гарантує, що запаси, необхідні для управління бізнесом, сортуються та зберігаються в запасах. Цей відділ є центром успішного управління ланцюгами поставок і відповідає за мінімізацію витрат на замовлені продукти, контроль рівня запасів і налагодження міцних відносин з постачальниками.

Хороший відділ закупівель вимагатиме якості від постачальників і буде дотримуватися замовлень від початку до прийому. Допоможіть іншим відділам визначити потреби, керувати процесом реквізиції та отримати конкурентоспроможні ціни. Як правило, вони виконують функції контролерів для забезпечення виконання бюджетів.

Індекс

• 1 Характеристики
  • 1.1 Виступати як довірені радники вищого керівництва
  • 1.2 Сприяти інноваціям постачальників
  • 1.3 Забезпечити знання про основні дані постачальника
  • 1.4 Управління та згладжування ризиків ланцюга постачання
  • 1.5 Сприяти посиленню кадрового забезпечення та розвитку талантів
• 2 Функції
  • 2.1 Отримання матеріалів
  • 2.2 Оцінити ціни
  • 2.3 Попереднє схвалення постачальників
  • 2.4 Доручення замовлення
  • 2.5 Офісна робота
  • 2.6 Відповідність політиці
• 3 Важливість
  • 3.1 Отримайте менші витрати
  • 3.2 Запобігання недостатності матеріалів
  • 3.3 Підвищення якості
  • 3.4 Управління відносинами
  • 3.5 Пошук інновацій
• 4 Посилання

Особливості

Виступати як довірені радники вищого керівництва

Відділ закупівель бере участь у корпоративному плануванні та бюджеті на високому рівні. Це дає змогу розробляти зворотні витрати на інжиніринг і досліджувати альтернативи, які потенційно є менш дорогими та / або якіснішими..

Запроваджуйте інновації у постачальників

Відділ закупівель більше, ніж просто вимагати найнижчу ціну, працює з постачальниками, щоб зменшити основні витрати на свою продукцію та послуги.

Вони тісно пов'язані з «життєвим циклом інновацій», від початкової ідеї до виробництва та постійного вдосконалення.

Надайте знання про основні дані постачальника

Компанії можуть використовувати цю інформацію для створення прогнозної аналітики, забезпечуючи більш глибоке розуміння ринків.

Управляйте і згладжуйте ризик ланцюга постачання

Економічні кризи навчили цінності бути пильними щодо стабільності постачальників. Відділ закупівель має набагато більш чітке бачення цієї області, ніж будь-яка інша частина організації.

Сприяти гнучкому розвитку персоналу та розвитку талантів

Необхідно перетнути функціональні та географічні межі, щоб знайти потрібних кандидатів у відділ закупівель.

У деяких випадках відповідь полягає в аутсорсингу або використанні спільних служб.

Функції

Отримання матеріалів

Для виробничої компанії це може включати сировину, але може також включати інструменти, обладнання або навіть необхідні офісні матеріали для відділу продажів і секретарів.

У роздрібному бізнесі відділ закупівель повинен гарантувати, що на полицях або в магазинах завжди є достатньо продуктів, щоб зберігати запас у магазині..

Особливо важливо зберігати складські запаси на розумному рівні. Інвестування великих коштів у надлишкові запаси може призвести до проблем з запасами та недостатнього капіталу для інших видів витрат, таких як дослідження та розробки, або реклама.

Оцініть ціни

Відділ закупівель несе відповідальність за постійну оцінку, якщо ви отримуєте матеріали за найкращою ціною, для того, щоб максимізувати прибутковість.

Потрібно порівняти ціни, щоб знайти кращих постачальників з найбільш розумними цінами на замовлення конкретного розміру компанії.

Відділ закупівель може обмінюватися інформацією з альтернативними постачальниками, обговорювати кращі ціни на більш високі обсяги замовлень або з'ясувати можливість отримання продукції з нижчою ціною з інших різноманітних джерел..

Попереднє схвалення постачальників

Відділ закупівель оцінює постачальників з точки зору ціни, якості, думки клієнтів і часу для виконання замовлень, виробляючи список затверджених постачальників.

Відстеження замовлень

Замовлення документуються формами замовлень на купівлю. Вони визначають важливу інформацію про замовлені матеріали, а також про запитувану кількість.

Ці форми використовуються для забезпечення надходження замовлених продуктів і відстеження часу, необхідного для виконання замовлень.

Офісна робота

Відділ закупівель обробляє всю документацію, пов'язану з придбанням та доставкою матеріалів.

Це означає тісну співпрацю з відділом бухгалтерського обліку, щоб забезпечити достатньо грошей для придбання товарів, що планує грошові потоки, а всі платежі здійснюються вчасно..

Відповідність політиці

Перед покупкою відділ закупівель повинен переконатися, що він відповідає формальностям, необхідним для придбання та затвердження бюджету, і повинен забезпечити, щоб матеріали були придбані відповідно до загальної політики організації..

Значення

Отримуйте менші витрати

Відділ закупівель відіграє важливу роль у максимізації прибутку підприємств. Порівняйте ціни і домовляйтеся з постачальниками, щоб компанія отримала найкращу можливу ціну в необхідних продуктах.

Це також може забезпечити заощадження, скориставшись гарантіями та знижками, які зазвичай забувають неспеціалісти.

Це допомагає економити, забезпечуючи більшу прозорість за рахунок компанії. Це дозволить укласти кращі контракти та звільнити грошовий потік.

Запобігання недостатності матеріалів

Відділ закупівель повинен визначити, які продукти є критичними для компанії та вжити відповідних заходів для захисту свого ланцюжка поставок.

Щоб гарантувати, що недостатність матеріалів не вплине на продуктивність, відділ закупівель використовує такі методи, як багаторазове постачання.

Наявність декількох джерел означає використання декількох постачальників, які пропонують однакові продукти. Якщо є проблема з одним постачальником, замовлення можуть бути збільшені до іншого, щоб компенсувати збій.

Підвищити якість

Відділ закупівель допомагає підвищити якість завдяки встановленню цілей ефективності. Потім він відстежує фактичну продуктивність щодо цих цілей.

Дуже важливо вимірювати якісні характеристики, використовуючи індикатори атрибутів, такі як довговічність, зовнішній вигляд продукту або своєчасність доставки.

Ми тісно співпрацюємо з постачальниками, щоб розвивати їхні процеси та допомагати їм підвищувати якість.

Управління відносинами

Завдання відділу закупівель - зробити постачальника зацікавленим у роботі з компанією. Змусити постачальника інвестувати в довгострокові відносини.

Відділ також має керувати відносинами всередині компанії. Ви повинні працювати з внутрішніми зацікавленими сторонами, такими як маркетинг, фінанси, логістика та дистрибуція, щоб забезпечити їх узгодженість.

Пошук інновацій

Оскільки відділ закупівель завжди контактує з різними зовнішніми підприємствами, він ідеально підходить для придбання інноваційних продуктів, які можуть забезпечити конкурентну перевагу бізнесу з точки зору ціни, якості або зручності..

Список літератури

1. Написання Alexis (2018). Які функції відділу закупівель в організації? Малий бізнес - Хрон. smallbusiness.chron.com.
2. Вікіпедія, вільна енциклопедія (2018). Управління закупівлями. Взяті з сайту: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Ролі відділу закупівель у бізнесі. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 способів відділ закупівель може покращити ваш бізнес. Взяті з: bdc.ca.
5. Роберт Боуман (2014). П'ять рис «організацій закупівель світового класу». Forbes. Взяті з: forbes.com.