Поділитися:
Витребування типів закупівель, як це зроблено, важливість і приклади
Форма заявка на купівлю є документом, створеним відділом користувача або персоналом складу, щоб повідомити відділ закупівель про елементи, які необхідно замовити, про кількість та строки поставки. Придбання в компанії починається зі збору вимог.
Після їх складання необхідно повідомити відділ закупівель. Заявка на купівлю - це документ, який міститиме список цих вимог. Щоб запобігти шахрайству, менеджерам відділів зазвичай не дозволяють розміщувати замовлення безпосередньо з постачальниками або купувати від імені компанії..
Замість цього, той, який фактично розміщує замовлення з зовнішніми постачальниками, є іншим відділом, який називається відділом закупівель. Керівники різних відомств використовують форми заявки на купівлю, щоб повідомити цей відділ, які матеріали необхідно придбати.
Заявки на купівлю та замовлення на купівлю є ключовими документами в процесі придбання товарів, які компанія потребує для своєї діяльності, стандартизуючи процес замовлень внутрішньо та зовнішньо.
Індекс
- 1 Типи
- 1.1 Стандарт
- 1.2 Субконтрактинг
- 1.3 Консигнація
- 1.4 Передача запасів
- 1.5 Зовнішнє обслуговування
- 2 Як це розроблено?
- 2.1 Процес заявки на купівлю
- 3 Важливість
- 3.1 Запустіть процес покупки
- 3.2 Це інструмент контролю
- 3.3 Захист бізнесу
- 3.4 Централізація процесу закупівель
- 4 Приклади
- 4.1 Приклад 1
- 4.2 Приклад 2
- 5 Посилання
Типи
Ключові моменти щодо заявки на купівлю такі:
- Це запит, який подається до відділу закупівель для отримання певного переліку матеріалів.
- Потрібно схвалення закупівельної організації.
- Це внутрішній документ; тобто залишається в організації.
Можна створити заявку на купівлю для наступних типів надання:
Стандарт
Отримувати матеріали та постачання від постачальників, як для виробничих процесів, так і для офісних витратних матеріалів та інших активів.
Субпідряд
Надати сировину постачальнику, а потім отримати готовий продукт.
Консигнація
Отримання матеріалу, що зберігається в приміщеннях компанії та постачальнику, оплачується за це.
TransfЕфективність запасів
Отримати матеріали з іншого відділу або області, що знаходиться в одній організації.
Зовнішній сервіс
Отримати послуги зовнішнього постачальника, наприклад, проводити ремонтні роботи на заводі.
Як це зроблено?
Основними компонентами, які складають заявку на купівлю, є:
- Номер заявки, що дозволяє ідентифікувати документ. Він повинен бути попередньо надрукований.
- Відділ запитів.
- Дата реквізиції та запитувана дата поставки.
- Ім'я особи, яка готує реквізицію, і підпис особи, яка видає відповідне дозвіл.
- Запитувані статті повинні бути детально описані, щоб уникнути неточних даних. Сума повинна бути точною; дуже важливо розмістити потрібний блок (кілограмів, літрів, одиниць тощо).
- Підпис менеджера відділу закупівель, який схвалює або не схвалює покупку.
- Якщо від постачальників вже були запрошені котирування, вони повинні бути прикріплені до заявки.
Процес заявки на купівлю
Процес заявки на купівлю використовується організаціями для виконання та відстеження замовлень на постачання. Це може бути що завгодно: від сировини до офісної меблів і багато іншого.
Коли менеджер відділу виявляє, що матеріали вичерпуються, заповніть форму реквізиції, яка включає зазначені вище поля..
Заявка на купівлю є формою, яку відділ компанії надсилає до відділу закупівель, у якому перелічено елементи, які потрібно отримати від зовнішнього постачальника.
Цей процес дозволяє користувачам розміщувати замовлення, отримувати схвалення керівника і, що найважливіше, дозволяти зовнішнім постачальникам подавати котирування цін..
Коли менеджер з закупівель отримує заявку на купівлю в цьому процесі, він може переглянути всю інформацію, надіслану користувачем-джерелом. Менеджер просто вибирає, чи заявка буде схвалена чи ні.
Якщо вона не затверджена, є поле для розміщення підстав для прийняття рішення, і запитуюча служба буде проінформована про це рішення. Однак, якщо менеджер дасть своє схвалення, то наступним кроком буде запит пропозиції від постачальників.
Значення
Запустіть процес покупки
Часто відділи компанії потребують матеріалів; Заявка на купівлю ініціює процес покупки. Відділ закупівель буде діяти відповідно до твердості документа.
Якщо є проблема, документ буде служити доказом того, що департамент вимагав поставки з певним повідомленням.
Це інструмент контролю
Там, де немає належного контролю, персонал може бути залучений до шахрайства, оскільки вони можуть вимагати матеріали для особистого користування.
З реквізицією є встановлені заходи, які гарантують, що шахрайство не практикується. Запит повинен пройти кілька рук для забезпечення його точності та необхідності.
Захистіть бізнес
З реалізацією ордеризованих замовлень уникнути можливостей шахрайства. Активи компанії також захищені.
Централізація процесу закупівель
Коли організація вимагає централізованого виконання всіх заявок через відділ закупівель, легко керувати всім процесом.
Покупці також отримують вигоду, оскільки тепер вони можуть групувати покупки та скористатися купівельною спроможністю організації вести переговори про кращі умови.
Приклади
Приклад 1
Заявка №: 00455
Дата: 15 травня 2018 року
Ім'я запитувача: Annaliese Corvo
Посада: керівник навчання
Кафедра: Підготовка кадрів
Причина запиту: У навчальному курсі "Забезпечення якості", який буде наданий протягом тижня з 16 по 20 липня 2018 р., Необхідно використовувати такі пункти..
- 01 фліпчарт маркерів.
- 12 олівців.
- 01 фліпчарт з 20 білими аркушами: 1 метр завширшки х 1,5 метра.
- 12 звичайних ноутбуків звичайних розмірів.
- 06 кольорові маркери для дошки.
- 12 гум для видалення.
- 12 блакитних чорнильних ручок.
Додається 2 котирування, отримані від постачальників канцелярських товарів.
Уповноважений: Альберто Морено
Посада: менеджер з людських ресурсів
Управління людськими ресурсами
Приклад 2
Виробничий відділ Confecciones Tely, S.A. Вам необхідно замовити різні матеріали та заповнити реквізиційну форму. Ця форма повідомляє відділ закупівель, що ці поставки потрібні.
Відділ закупівель може схвалити або відхилити отриману заявку. Якщо буде схвалено, буде створено замовлення на купівлю.
Замовлення на купівлю надсилається постачальнику для придбання продукції. Постачальник виробляє та постачає продукцію з рахунком-фактурою.
Приймальний відділ отримує продукцію і доставляє звіт про прийом в бухгалтерію.
Якщо всі документи відповідають вимогам, відділ бухгалтерського обліку видає підтвердження рахунку касирові, вказуючи, що оплата може бути здійснена постачальнику..
Список літератури
- Бізнес-словник (2018). Заявка на купівлю. Взяті з: businessdictionary.com.
- MyAccountingCourse (2018). Що таке заявка на купівлю? Взяті з: myaccountingcourse.com.
- Лісовий час. Різниця між заявкою та замовленням на купівлю. Малий бізнес - Хрон. smallbusiness.chron.com.
- Дані Хао (2018). Що таке Заявка на купівлю і чому вона важлива для Вашого бізнесу. Procurify. Взяті з: blog.procurify.com.
- Точка навчання (2018). SAP MM - Заявка на купівлю. Взяті з: tutorialspoint.com.