10 характеристик найважливішого формального листа

Формальний лист - це письмове повідомлення між двома людьми, які можуть знати один одного чи ні, але у будь-якому випадку мають віддалені та поважні стосунки, які змушують їх підтримувати формальну мову.

Той, хто пише лист, називається одержувачем або емітентом; одержувач або одержувач. Офіційний лист зазвичай використовується для зв'язку між компаніями, високопоставленими установами та державними установами, серед інших..

Він також використовується для участі у присудженні міжнародних премій, публічних призначень або визнань.

У формальних листах, розмовна мова, знайомство, ідіоми і tuteo повинні бути повністю відкладені. Загальноприйняті формула ввічливості повинні бути присутніми і повинні відповідати заданій структурі.

За формальним характером листи такого типу повинні бути написані від руки або надруковані на папері та надіслані одержувачу в запечатаному конверті, хоча це правда, що в поточному цифровому віці структура офіційного листа використовується для передачі повідомлень через електронну пошту. Однак останнє не є найпоширенішим і не доцільним.

10 основних характеристик офіційних листів

1 - Формальна мова

Формальна мова вимагає правильного використання словника і бездоганної граматики і орфографії. Лікування має бути далеким і шанобливим.

Подання відправника до одержувача має бути Вашим; ніколи не слід вживати, незалежно від віку або діапазону одержувача, або якщо він є або не відомий відправнику.

Хоча мова повинна бути поважною, це не означає, що доброту і ввічливість слід відкинути..

2- Бетонний намір

Жодне офіційне листа не написано без чіткого наміру і певної мети. За допомогою цього типу листи покликані повідомляти щось одержувачеві або просити інформацію про те, що відправник вимагає цього.

У будь-якому випадку, він прагне вразити одержувача позитивно і схиляти його сприятливо, щоб потік зв'язку тривав до досягнення цілей відправника. Надана інформація повинна бути якомога більш чіткою та повною.

3- Довжина

Формальний лист, як правило, короткий і конкретний, прямо вказує на мету, після відповідних правил вітання і ввічливості.

Як це зазвичай буває в інституційних, ділових, урядових чи між двома людьми, які не мають близьких стосунків, немає сенсу ходити навколо гілок, відволікатися або пояснювати питання, які не є центральними. Таким чином, зазвичай офіційні листи не повинні перевищувати 2 сторінок.

4- Заголовок

Офіційний лист повинен бути написаний на офіційному довіднику юридичної особи або особи, яка її пише. Зазвичай це робиться на бланках, в яких може з'являтися тільки назва установи або відправника, хоча вона може також включати адресу того ж самого..

Після цього має з'явитися дата, перед якою стоїть місце (місто), де ви пишете.

Розумніше писати дату без скорочень, тобто місяць, написаний літерами, а рік - чотири цифри. Повинно бути вирівняно праворуч від листа.

5- Лікування та привітання

Лікування повинно бути формальним і повинно включати посаду, професію або діапазон одержувача. Наприклад: Президент, Доктор, Професор, Генерал тощо, за чи не прізвищем. Уникайте привітання з іменем, псевдонімами або псевдонімами.

Коли одержувач є парою, ви повинні ставитися до себе як до Господа і Леді. Депутатів і сенаторів в деяких країнах розглядають як «почесних», в інших - «прославленого»..

Те ж саме відбувається з іншими державними посадами або дворянськими титулами, тому важливо знати протокол кожної країни.

Якщо ви не знаєте конкретного одержувача, ви можете скористатися такими безособовими формулами, як "Кого це стосується" або просто "Шановний сер" або "Шановні пані".

Для привітання ви повинні додати деякі правила люб'язності, такі як "Шановні", "Поважати" тощо. Форма "Шановний сер" також використовується як офіційне привітання.

6- Тіло

Зміст листа також повинен починатися з деяких правил люб'язності, таких як: "Через це ...", "Я пишу вам ...", "Я дуже з повагою звертаюся до вас з нагоди ...", "Служити для ... "або декілька протоколів, таких як" По-перше, отримати сердечне привітання ... ".

У листі повинні бути короткі та добре структуровані пункти. Повідомлення має бути точним, конкретним і однозначним.

Якщо це запит, це має бути зроблено безпосередньо; якщо це інформаційний лист, ви повинні йти прямо до справи. Завжди майте на увазі, що одержувач - зайнята людина, яка не хоче витрачати час на непотрібні виступи або важко зрозуміти.

7- Прощання

Прощання має завершити центральну ідею листа, посилити мету та сприяти дії, які відправник очікує від одержувача ("Я чекаю на вашу відповідь", "Я сподіваюся, що інформація корисна" і т.д.).

Найбільш поширеним для офіційних листів є "Щиро" або "Дуже обережно", віддаючи перевагу цим формам для більш розмовних, таких як "Сердечне привітання", "Вітання", "Обійми" тощо..

Після цього ви повинні розмістити друковану підпис (ім'я та прізвище друкованими літерами) та підпис відправника. T

Вона також повинна включати посаду або ранг, що належить відправнику, тобто "доктор", "інж.", "Проф.", А потім ім'я та прізвище, а в окремому рядку позицію: "голова комітету з оцінки", "посол" Республіки Аргентини "," Генеральний секретар "та ін..

8- Інша інформація

У нижній частині листа і після підписання можуть бути включені, при необхідності, пояснення додатків або імена людей, які отримають копію листа (позначеного абревіатурою "Cc").

Нижче і, нарешті, можуть бути включені ініціали особи, яка диктувала лист, тобто, власника відправника (великими літерами) та особи, яка її переписувала (малими літерами), як показано нижче: ABC / def.

Будучи листом, який раніше вважалося, використання приписів не рекомендується в тому ж самому.

9 - Конверт

Кожен офіційний лист має бути надісланий в конверті, навіть якщо відправник і одержувач знаходяться в одній будівлі (наприклад, зв'язок між підрозділами однієї установи).

Конверт повинен мати розмір відповідно до того, що він буде містити, щоб він не став надто громіздким. Лист має бути згорнуто якомога менше (від 2 до 4 разів максимум), оскільки папір, який є майже непошкодженим із занадто великою кількістю складок, набагато елегантніший.

Ім'я та дані одержувача завжди розміщуються на передній частині конверта і в центрі його. Ім'я та дані відправника можуть знаходитися на зворотному боці і закрилці конверта або на передній, верхній і лівій частині конверта.

Верхній правий квадрант спереду конверта завжди зарезервований для штампів або штампів.

Вона повинна бути ретельно, але твердо закрита, щоб гарантувати недоторканість змісту. У деяких випадках дуже протоколевая або елегантна, може бути запечатана сургучем.

10- Відповідь

Кожен офіційний лист повинен мати відповідь. Те ж саме повинно бути оперативним, лаконічним і зберігати той самий план отриманого офіційного листа.

Офіційний лист без відповіді вважається неповажним і недоброзичливим вчинком одержувача, що може викликати абсолютно протилежну дію мети, яку спочатку переслідував.

Список літератури

1. Формальне лист Отримано з es.wikipedia.org
2. 10 Характеристика формального та неформального листа. Відновлено з características.co
3. Лист і його елементи. Відновлюється з порталудратіо.нет
4. Характеристика формального листа. Відновлюється від clubensayos.com
5. Характеристика та функції формальних листів. Отримано з estudiaraprender.com