Офіс у діловому світі Функції, обладнання та матеріал



The офіс у світі бізнесу представляє частину компанії, де обробляються отримані та видані дані, з метою надання інформації, необхідної організації для нормального розвитку своїх операцій або діяльності.

Її значення надається тому, що кожна компанія, яка виробляє товари або послуги, незалежно від того, в якій галузі вона спеціалізується, потребує безлічі людей, які керують операцією та керують іншими адміністративними функціями. Більшість цих людей працюють в офісах.

Чисельність персоналу в офісі може бути різною, але всім організаціям, незалежно від їхнього типу чи розміру, потрібні офісні працівники, щоб подбати про повсякденні завдання. Офісні працівники обробляють багато різних аспектів компанії.

Ці аспекти включають облік, обробку тексту та даних, телекомунікації та інші види діяльності. Вони потрібні у всіх галузях економіки, від виробництва до транспорту. 

Технологія робить основний внесок в офіс: дозволяє зробити більший обсяг роботи в більш короткий термін.

Індекс

  • 1 Функції
  • 2 Обладнання та матеріали
    • 2.1 Комерційна телефонна система та настільні телефони
    • 2.2 Комп'ютери
    • 2.3 Комп'ютерна мережа та підключення до Інтернету
    • 2.4 Багатофункціональні принтери
    • 2.5 Знищувачі паперу
    • 2.6 Копіри
    • 2.7 Відеопроектори та екрани
    • 2.8 Обладнання для торговців
    • 2.9 Меблі
    • 2.10 Канцелярські товари та матеріали
  • 3 Приклади роботи в офісі
    • 3.1 Письменники / редактори на веб-сайтах і газетах 
    • 3.2
    • 3.3 Бухгалтери
    • 3.4 Менеджери
    • 3.5 Зателефонуйте до центрів обробки викликів
  • 4 Посилання

Функції

- Важливі послуги, що надаються офісом, включають як адміністративні, так і інші послуги для інших відділів організації, які не можуть функціонувати без офісу.

- Офіс так само важливий в організації, як мозок у людському тілі. Тому офіс - це мозок компанії. Він збирає інформацію з різних внутрішніх і зовнішніх джерел, реєструє її, організовує і аналізує її, щоб зробити її доступною для керівництва. У офісі є всі види інформації, як минулої, так і нинішньої.

- Офіс також є посередником. З'єднайте зовнішній світ з різними відомствами і навпаки. Всі замовлення на продаж надходять через офіс. Підключіть організацію до клієнтів, постачальників, уряду та широкої громадськості. У сучасних офісах дуже важливі суспільні відносини.

- Це серце всієї ділової діяльності; Це як адміністративний нервовий центр. З офісу поширюється інформація про закупівлі, продажу, фінанси та комунікації.

- Це центр управління; це - засоби для політики компанії. Коли бізнес зростає, кожному лідеру делегується влада приймати власні рішення і дії. Таким чином, кожен відділ матиме власний офіс, щоб полегшити керівництву намітити свої плани та політику.

Деякі ключові заходи, які здійснюються в офісах:

  • Зустрічі.
  • Зверніть увагу.
  • Погодьтеся з стратегією компанії.
  • Погодьтеся про цілі.
  • Організація фізичних та комп'ютерних файлів.
  • Обслуговування клієнтів.
  • Друк та копіювання документів.

Обладнання та матеріал

Офісне обладнання розвинулося для забезпечення більшої автоматизації. Автоматизація офісу означає використання машин для виконання повторюваних і виснажливих завдань, які виконували люди. Команди також допомагають працівникам виконувати свою роботу швидше і ефективніше.

Серед обладнання, яке ми можемо знайти в офісі:

Комерційна телефонна система та настільні телефони

Вони є основним засобом, що використовується для безпосереднього спілкування з клієнтами та постачальниками.

Комп'ютери

Обробляти інформацію, яка в даний час є душею будь-якого офісу. Вони також важливі для спілкування, завдяки електронній пошті.

Комп'ютерна мережа та підключення до Інтернету

Якщо інформація є душею компанії, то комп'ютерні мережі є артеріями, які направляють цю інформацію через всі сфери бізнесу. Для підключення локальної мережі до Інтернету потрібні кабелі Ethernet, маршрутизатори та модем.

Багатофункціональні принтери

Коли інформація є цифровою, ми хочемо її надрукувати, і якщо вона буде надрукована, ми хочемо її сканувати. З іншого боку, ми хочемо отримати його або надіслати факсом. Ці команди роблять все це.

Подрібнювачі паперу

При створенні друкованого паперу потрібно багато разів його знищувати. Офіс несе відповідальність за інформацію, яку вона має.

Копіри

Основи для виготовлення копій документів.

Відеопроектори та екрани

Використовується для презентацій у залі для нарад.

Обладнання для купців

Торговельні машини та касові апарати.

Меблі

Усередині меблів в офісі ми можемо знайти наступне:

  • Стільці
  • Столи
  • Кабіни
  • Шафи для файлів
  • Килими
  • Таблиці зустрічей

Офіс та приладдя

Деякі матеріали та матеріали, необхідні для роботи офісу:

- Листи з білого паперу: Використовуються для друку та фотокопіювання, для написання невеликих нотаток і для презентацій на фліпчартах.

- Рулонний папір: термопапір для факсу, етикетка стрічка, папір для точок продажу.

- Переддруковані форми: рахунки-фактури, податкові декларації, платіжні квитанції, настільні календарі.

- Етикетки та клейка папір: етикетки для папок, цінових етикеток і нотаток.

- Витратні матеріали для друку: картриджі і картриджі з тонером.

- Портативний носій даних: USB-носії та карти пам'яті.

- Механічні кріплення: затискачі для паперу та метелик, скоби.

- Хімічні застібки: прозора клейка стрічка, клей.

- Миючі засоби: швабри, баки, баки для переробки, віники, мило, освіжувачі повітря, дезінфектанти, паперові рушники та туалетний папір.

- Невеликі машини: паперові штампи, степлери, грейфери, гумові ущільнення, нумератори та точила для олівців.

- Фізичне зберігання: папки, конверти, коробки, полиці та організатори столів.

- Письмові матеріали та коректори: олівці, ручки, маркери, корекційна стрічка, корекційна рідина та гумки.

Приклади роботи в офісі

Письменники / редактори на сайтах і газетах 

Письменники і редактори, незалежно від того, належать вони до робочої групи або працюють з дому, працюють в офісі. Письменники створюють контент для друкованих публікацій, веб-сторінок і блогів. Редактори виправляють написаний вміст.

Приймачі

Адміністратор працює в офісі, отримуючи клієнтів і постачальників, пишучи електронні листи, відповідаючи на телефонні дзвінки, приймаючи повідомлення, надсилаючи електронні листи, повідомляючи телефонні дзвінки конкретним співробітникам,.

Для того, щоб допомогти клієнтам, представник служби підтримки клієнтів повинен бути добре поінформований про бізнес, для якого він працює, а також про свою продукцію та послуги. Ви повинні відповідати на дзвінки та електронні листи, приймати замовлення та повертати кошти.

Бухгалтери

Бухгалтери або бухгалтери працюють у офісному середовищі. До їх обов'язків належать підготовка податків, оплата рахунків, отримання платежів, зокрема.

Менеджери

Менеджери офісу керують роботою офісу. Їхні обов'язки можуть варіюватися від найму, звільнення або планування роботи персоналу, делегування функцій, підготовки нових працівників, створення та впровадження політики у сфері офісу, нагляду за робочою групою, вирішення ситуацій і ведення комп'ютерних систем.

Зателефонуйте до центру обслуговування

Люди, які працюють у колл-центрі, вимагають відповіді на телефонні дзвінки від клієнтів компанії, для якої вони працюють. Ви повинні дати їм відповіді на Ваші запитання, отримати скарги та оформити замовлення.

Список літератури

  1. Роб Во (2017). Що буде далі для офісної технології? Телеграф. Підключення малого бізнесу. Взяті з: telegraph.co.uk.
  2. Державний університет (2018). Бізнес, дивлячись на комп'ютери та офіс - СЬОГОДНІЙ ОФІС, СИЛОВА РОБОТА, ТЕНДЕНЦІЇ В БІЗНЕСІ, СВІТ ФІНАНСІВ. Взяті з: careers.stateuniversity.com.
  3. Люсі Келлауей (2013). Як комп'ютер змінив офіс назавжди. BBC News Взяті з bbc.com.
  4. Вікіпедія, вільна енциклопедія (2018). Управління офісом Взяті з сайту: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Основні поняття офісу. Взяті з: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. Джеймс Буккі (2018). Основні офісного обладнання для запуску бізнесу. Балансові операції та технології. Взяті з: thebalance.com.