Поділитися:
12 найважливіших домінуючих функцій Office
The офісних функцій, які домінують це адміністративна діяльність, що здійснюється персоналом компанії, організації або установи, і які необхідні для функціонування її. Якщо вони будуть виконані ефективно, результати будуть набагато кращими, ніж якщо б вони були зроблені погано.
Ця робота, як правило, має регулярний графік з понеділка по п'ятницю, який починається о 8 або 9 год. і триває до 4 або 5 місяців, хоча це залежить від країн або регіонів.
Більшість офісних робіт вимагає таких базових навичок, як: вільне усне спілкування, вміння писати, файлообмінні та досвід роботи з офісним обладнанням, наприклад, комп'ютери, копіювальні апарати тощо..
В залежності від рівня посади або відповідальності, що вимагається, вона вимагає, щоб особа мала технічну, університетську чи четверту освіту.
Домінує 10 основних функцій офісу
1- Планування
Це перше і найважливіше завдання, оскільки воно полягає у визначенні того, як організаційні методи і структури можуть сприяти бізнес-плану.
Є технологічні інструменти, які допомагають тоді ці методи можуть матеріалізуватися в задачах, розподілених між членами команди, але тільки гарне планування може гарантувати, що все закінчиться додаванням до бізнес-мети..
Для загального планування в компанії потрібно чітке бачення бізнесу та певний ієрархічний рівень, але кожен член команди повинен планувати свою роботу так, щоб вони могли відповідати встановленим цілям і термінам..
2- Транскрипція та / або написання звітів
Завдання, яке щоденно займає час роботи в офісі, - це написання, у будь-якій підтримці, звітів, які підтримують або деталізують їхні функції або які служать для пояснення серед інших колег деталей (фон, прогрес, результати, плюси та і т.д.) конкретного проекту.
Ці твори також служать записом про діяльність організації, до якої належить ця служба, для майбутніх аудитів або оглядів.
3- Відвідуйте зустрічі
Це зустрічі членів робочої групи, в яких обмінюються ідеями щодо поточних проектів, виставляються нові пропозиції, передаються презентації, звіти або звіти.
Зазвичай вони мають на меті узгодження всіх присутніх у напрямку досягнення спільної мети, призначення ролей, завдань і термінів для кожної з них. Вони також служать для вирішення проблем, які можуть виникнути при виконанні завдань.
Вони, як правило, мають частоту, тривалість і дуже певну динаміку. Крім того, те, що обговорюється в них, зазвичай записується в хвилинах або хвилинах для архівування.
4- Графік зустрічей
Мова йде про координацію порядку денного всіх людей, які повинні бути на зборах таким чином, щоб вони могли збігатися в певному місці і в часі.
Це завдання, яке може бути величезним, тому покладатися на технології може бути гарною ідеєю. Існують програми, такі як ScheduleOnce, які дозволяють автоматично планувати зустрічі, дозволяючи гостям побачити доступні дати і вибрати графік, який їм підходить..
5. Перевірте корпоративну електронну пошту
Це завдання, яке може зайняти деякий час. У звіті Adobe, опублікованому у 2016 році, що було результатом самостійного опитування, яке проводило більше тисячі працівників, було виявлено, що ми витрачаємо в середньому 20,5 годин на тиждень, перевіряючи робочий електронний лист.
Сортувати, читати та відповідати на повідомлення електронної пошти - це дуже поширена форма спілкування та дозволяє обмінюватися файлами та враженнями, пов'язаними з будь-яким проектом або організаційним процесом.
Незважаючи на те, що компанії постійно шукають більш ефективні форми управління електронною поштою, існують також програми, такі як розумні ярлики Gmail..
Інший спосіб спростити це завдання - включити стандартні шаблони електронної пошти або тексти, які можна надсилати з мінімальними змінами для різних одержувачів і в різних можливостях..
6- Фінансовий менеджмент
У цьому завданні необхідно гарантувати, що гроші виконують свій життєвий цикл при купівлі та продажу товарів і послуг; що всі рахунки-фактури відправлені, зареєстровані, оплачені та надіслані. Звичайно, є офіси, де вони тільки присвячені цьому.
Ця діяльність також включає оновлення фінансових рахунків та юридичних документів таким чином, щоб не було проблем з правовою базою, що стосується цієї організації..
7 Логістика
Ця функція гарантує, що всі товари, пов'язані з роботою компанії, транспортуються до і з складів і клієнтів. Вона також включає в себе зв'язок з постачальниками для отримання сировини для виробництва нових продуктів.
Мета цієї функції полягає в забезпеченні того, щоб компанія мала все необхідне, щоб зберегти виробництво товару або послуги, які він продає.
8- Зверніть увагу
У офісі також потрібно відповісти на телефон, оскільки це засіб спілкування з клієнтами, постачальниками і між співробітниками.
Хоча це здається простим завданням, воно вимагає певного протоколу, оскільки це може бути голос, який хтось за межами компанії асоціюється з його іміджем. Отже, важливо поважати правила ввічливості, підтримувати інституційний тон, пом'якшувати обсяг голосу та використовуваний словник.
Інший важливий факт, який іноді не враховується при виконанні цієї функції, полягає в тому, щоб записати якомога більше даних про особу з іншого боку телефону; Це допоможе поповнити контактну базу даних компанії і дозволить вам правильно проконтролювати обговорення під час телефонної розмови.
9 - Організація архівів
Більшість завдань, які виконуються в офісі, генерують певний документ: рахунки-фактури, нотатки, хвилини, хвилини, звіти про продажі тощо..
У цифровій або паперовій формі це велика кількість інформації, яка вимагає, щоб хтось відповідав за каталогізацію, архівування та збереження відповідно до рівня важливості для бізнесу..
Саме цей останній момент, а саме захист інформації, є проблемою, яка стала головним болем для багатьох організацій, так що все більше і більше інструментів, протоколів і процедур, які забезпечують безпеку в архіві та передачі інформації. чутливі дані в організації.
У деяких випадках використовуються зовнішні жорсткі диски, в інших - спеціальні сервери для цих випадків або платформи зберігання в "хмарі", такі як Microsoft OneDrive, Google Drive або Apple iCloud.
10. Розподіл поштової розсилки компанії
Завдання, яке, незважаючи на те, що не вимагає дуже високої академічної підготовки, вимагає гарної організації, відповідальності та відчуття терміновості, є розподілом кореспонденції в офісі.
Ескіз якоїсь конструкції, кредитна картка, яку банк посилає, рахунки постачальника або лист відповіді урядового органу, є деякими документами, які будь-який працівник може чекати і на які можуть залежати багато інших процесів. компанії.
11 - Обслуговування клієнтів
Ця функція фізично допомагає клієнтам з питаннями або скаргами на продукти або послуги, що пропонуються компанією.
12- Друк та копіювання документів
Вона складається з друку документів, які повинні бути фізично збережені або виготовлення копій тих, які повинні зберігатися в двох примірниках або доставлятися працівникам компанії.
Список літератури
- Audra Bianca (s / f). Поради щодо організації та планування офісу. Отримано з: smallbusiness.chron.com.
- Biz Trend (2015). 7 офісних завдань, які можна і повинні автоматизувати. Отримано з: www.sba.gov.
- Dewei Caitlin (2016). Скільки годин вашого життя ви працювали на робочому листі? Спробуйте наш депресивний калькулятор. Отримано з: washingtonpost.com.
- Лорі Рівз. Перелік вакансій, що працюють в офісі. Отримано з: work.chron.com.
- Що робить помічник офісу. Отримано з learn.org.
- Що саме роблять люди на офісних роботах. Отримано з: reddit.com.