Постійні особливості системи інвентаризації, переваги та приклад

The система постійної інвентаризації є методом обліку запасів, який фіксує продаж або придбання запасів безпосередньо за допомогою комп'ютеризованих систем продажу точок продажу або введення замовлень, а також програмного забезпечення для управління активами підприємства.

Постійна інвентаризація надає детальний перегляд змін у товарно-матеріальних запасах, з негайним звітом про кількість запасів на складі, таким чином точно відображаючи рівень наявних товарів.

Ця система інвентаризації перевершує найстарішу періодичну систему запасів, оскільки вона дозволяє негайно відстежувати рівні продажів і запасів виробів окремо, що допомагає уникнути нестачі.

Перманентні кадастри не потрібно вручну регулювати бухгалтерами компанії, за винятком випадків, коли ви не згодні з фізичним обліком запасів через втрату, поломку або крадіжку.

Постійна інвентаризація є переважним методом для відстеження запасів, оскільки при правильному керуванні вона може надавати досить точні результати на постійній основі..

Індекс

• 1 Характеристики
  • 1.1 Відмінності в запасах
  • 1.2 Вартість реалізованої продукції
  • 1.3 Покупки
  • 1.4 Відстеження транзакцій
• 2 Переваги та недоліки
  • 2.1 Переваги
  • 2.2 Недоліки
• 3 Приклад
• 4 Посилання

Особливості

Постійна інвентаризація описує системи інвентаризації, де інформація про кількість та доступність запасів постійно оновлюється як функція підприємства.

Це досягається шляхом підключення системи інвентаризації до системи вводу замовлень, наприклад сканерів бездротового штрих-коду, і в магазинах з термінальною системою. Таким чином, запаси в книгах будуть точно рівними або майже рівними фактичним запасам.

Вона є менш ефективною, коли зміни відображаються в інвентарних картках, оскільки існує велика можливість, що квитки не зроблені, або зроблені неправильно, або не зроблені вчасно.

Під постійною системою інвентаризації компанія постійно оновлює свої облікові записи, щоб врахувати додавання та віднімання запасів за такими видами діяльності:

- Отримано товарні запаси.

- Продукція на складі продана.

- Елементи переміщуються з одного місця на інше.

- Матеріали, що використовуються у виробничому процесі.

- Відкидаються статті.

Формула системи постійної інвентаризації дуже проста: початкова інвентаризація (зазвичай береться з фізичного рахунку) + надходження - відвантаження = остаточна інвентаризація.

Інвентаризаційні відмінності

Постійна система інвентаризації має перевагу в наданні оновленої інформації про баланс запасів і вимагає зниження рівня фізичної інвентаризації.

Однак, рівень запасів, розрахований цією системою, може поступово відрізнятися від фактичного рівня запасів.

Це пов'язано з незареєстрованими операціями або крадіжками, тому баланс книг повинен періодично порівнюватися з фактичними наявними сумами, використовуючи циклічний підрахунок, і при необхідності коригувати баланс книги..

Вартість реалізованої продукції

Згідно з постійною системою, постійно оновлюються витрати на рахунки товарів, що продаються при кожному продажу. Це означає, що легко отримати точну вартість товару, проданого до закінчення звітного періоду.

Покупки

Покупки запасів реєструються або в обліку товарних запасів, або в обліковому записі товарів, залежно від характеру покупки, тоді як для кожної інвентарної позиції зберігається запис у окремому обліковому записі..

Відстеження транзакцій

Дослідження набагато легше відстежувати в системі постійних інвентаризацій. У цій системі всі транзакції детально доступні на індивідуальному рівні.

Доступ до звітів про запаси можна отримати в Інтернеті в будь-який час. Це полегшує управління рівнями запасів і грошовими коштами, необхідними для придбання додаткових запасів.

Оскільки періодична система інвентаризації лише періодично оновлюється, менеджери ніколи не мають останньої і точної фінансової інформації, на основі якої вони можуть базувати свої рішення щодо купівлі або виробництва..

Переваги та недоліки

Переваги

Головною перевагою є своєчасне надання менеджерам відповідних статистичних даних про стан компанії.

Сума вартості проданого товару та балансу обліку запасів доступні в будь-який час. Ця інформація дуже важлива для поліпшення закупівельної політики та підготовки короткострокових фінансових звітів.

Хоча помилки інвентаризації можуть виникнути через втрату, поломку, крадіжку, неправильне відстеження запасів або помилки сканування, існує багато переваг використання цієї системи:

- Підтримувати більший контроль над фізичними запасами шляхом порівняння фактичного балансу з обліковими записами.

- Виявити будь-яку проблему швидко, перш ніж вона стане гігантською, наприклад, крадіжка, пошкодження або витік інвентаризації.

- Запобігання нестачі. Відсутність запасу означає, що продукт відсутній на складі.

- Надайте керівництву більш точне розуміння переваг клієнтів.

- Дозволити керівництву централізувати систему управління запасами в декількох місцях.

- Забезпечують більшу точність, оскільки кожен елемент інвентаризації записується окремо в головній книзі.

- Знизити кількість фізичних запасів, не вимагаючи закривати звичайну підприємницьку діяльність під час фізичного підрахунку.

Недоліки

- У випадку ручного обліку, використання постійної системи інвентаризації вимагає багато часу. Це також може призвести до багатьох помилок у кожному звітному періоді. Цю проблему можна вирішити лише за допомогою комп'ютеризованої системи обліку.

- Використання комп'ютерів та бухгалтерського програмного забезпечення може бути досить дорогим для малого бізнесу.

- Ведення обліку обліку за постійною системою є дорогим і трудомістким.

- Постійні системи інвентаризації можуть бути вразливими до помилок внаслідок переоцінки або недооцінки. Вони можуть виникати внаслідок крадіжок, пошкоджень, помилок сканування або переміщення інвентаризації без відстеження, що призводить до помилок при перестановці.

Приклад

Прикладом постійної системи інвентаризації є сучасний відділ відправлення та прийому товарів. Кожна отримана коробка сканується в систему обліку і, таким чином, автоматично додається до балансу запасів.

Продукти, які надсилаються клієнтам, позначені штрих-кодом і скануються, коли вони залишають док-станцію для доставки. Це автоматично видаляє їх з облікової системи та зменшує запаси.

Як бачите, ця сучасна система оновлюється в режимі реального часу. Не потрібно обробляти пакетні операції, як у періодичній системі інвентаризації. Таким чином, всі звіти завжди оновлюватимуться для перегляду управлінським персоналом.

Список літератури

1. Стівен Брегг (2018). Вічна система інвентаризації. Інструменти обліку. Взяті з: accountingtools.com.
2. Стівен Брегг (2019). Різниця між періодичними та періодичними системами інвентаризації. Інструменти обліку. Взяті з: accountingtools.com.
3. Джеймс Чен (2018). Вічний реєстр. Взяті з: investopedia.com.
4. Вікіпедія, вільна енциклопедія (2019). Вічний запас. Взяті з сайту: en.wikipedia.org.
5. Мій обліковий курс (2019). Що таке система безперервної інвентаризації? Взяті з: myaccountingcourse.com.