Вічна система запасів, переваги

The системи безстрокові запаси є методом обліку запасів, який негайно реєструє продаж або купівлю товарних запасів шляхом використання комп'ютеризованих систем та програмного забезпечення для управління активами підприємства.

Він показує досить детальне уявлення про зміни в інвентаризації з негайними звітами про обсяг запасів на складі і точно відображає рівень наявних товарів.

Вічний простір є кращим методом відстеження запасів, оскільки він може постійно генерувати досить точні результати, якщо їх правильно керувати..

Як компанія, більше інвентаризації, що потрібно, є дорогим і може генерувати відходи. З іншого боку, наявність дуже малих коштів означає, що ви ризикуєте розчарувати клієнтів і втратити дохід від продажів вашими конкурентами.

Оскільки програмне забезпечення безперервної інвентаризації завжди оновлено, воно має миттєву видимість рівня запасів, що дозволяє їй швидше реагувати на зміни попиту.

Як працює процедура?

Завдяки системі безперервної інвентаризації компанія постійно оновлює облікові записи, обліковуючи додавання та віднімання для таких заходів, як:

- Придбані товари інвентаризації.

- Товар продається зі складу.

- Матеріали, взяті з інвентаризації для використання у виробництві.

- Відкидаються статті.

Система відмінно працює в поєднанні з комп'ютерною базою даних, що оновлюється в режимі реального часу співробітниками складу за допомогою сканерів штрих-кодів або постачальниками, які використовують термінали торговельних точок.

Періодичні інвентаризації проти постійних запасів

Традиційно, якщо ви хочете дізнатися, скільки елементів було доступно на складі, вам необхідно було виконати фізичний підрахунок і узгодити його з ручними або автоматизованими системами на основі лотів.

Компанії фізично обліковували запаси на кінець даного періоду, а дані щодо запасів на той час були оновлені. Це відоме як періодична система інвентаризації, оскільки інформація періодично оновлюється.

Система безперервної інвентаризації використовує програмне забезпечення для управління запасами та процеси, які дозволяють в реальному часі оновлювати рух запасів.

Працівники використовують сканери штрих-коду для запису продажів, покупок або повернення в момент їх виникнення.

Ця інформація надсилається до бази даних, яка постійно оновлюється для запису кожної зміни. Постійне оновлення інвентаризації дає системі назву і відрізняє його від періодичного підходу.

Вічні рахунки запасів

Згідно з цією системою, вам не потрібно підтримувати обліковий запис про купівлю, оскільки обліковий запис інвентаризації нараховується безпосередньо з кожної покупки товару.

Облікові записи, які потрібно розмістити в цій системі, такі:

- Коли ви купуєте товар, щоб зберігати його в інвентарі:

- При витратах, таких як вантажні перевезення, страхування тощо, додані до вартості товару:

- Якщо товар повертається постачальнику:

- Коли товар продається:

- Якщо товари повертаються клієнтами:

- Коли виявляється різниця між сумою рахунку запасів і фізичним рахунком:

Переваги

Це дозволяє точну заміну

Зміни запасів реєструються в режимі реального часу при купівлі та продажу інвентарю. Це дає змогу створювати звіти, які негайно визначають елементи запасів, які закінчуються.

Відкрийте спад і крадіжку

У системі періодичної інвентаризації, наприкінці періоду, інвентаризація коригується, перевіряючи фізичний обсяг запасів. Це приховує будь-які крадіжки, усадки або навіть помилки під час підрахунку, коли це коригування переноситься на рахунок витрат проданого товару.

Вічна система буде порівнювати вартість запасів у системі з підрахунком кінця періоду і дозволить вам дослідити будь-які розбіжності.

Виробляє більш точні проміжні фінансові звіти

Оскільки в періодичній системі інвентаризації значення запасів протягом періоду не змінювалися, то і інвентарний рахунок у балансі, і рахунок витрат товарів, що продаються у звіті про прибутки та збитки, є неточними протягом усього періоду. періоду.

Вічна система підтримує ці правильні суми і надає більш точний набір фінансових звітів протягом усього періоду.

Більш тісне управління рівнями запасів

Рівні запасів завжди коректні і доступні в Інтернеті в будь-який час. Ви можете правильно розрахувати свій коефіцієнт обороту, щоб побачити, чи відбувається уповільнення продажів або якщо продукти більше не продаються швидко.

Інтеграція з іншими комерційними системами

Інформація про запаси в реальному часі є життєво важливою для фінансових і бухгалтерських команд. Інтеграція системи інвентаризації з фінансовими системами допомагає гарантувати точні податкові та регуляторні звіти.

Продавці можуть забезпечити кращий досвід клієнтів, безпосередньо впливаючи на їхню репутацію. Її інтеграція з маркетинговими системами надає цій команді поточний знімок того, що продається, а що ні..

Недоліки

Висока вартість впровадження

Для використання системи безперервної інвентаризації компанія повинна спочатку встановити спеціальне обладнання та програмне забезпечення. Це вимагає великих початкових інвестицій, багато ресурсів і часу для правильної реалізації системи.

Після встановлення необхідного обладнання та програмного забезпечення, технічне обслуговування та періодичні оновлення будуть продовжувати бути обов'язковими, що коштує компаній ще більше..

Більша складність

Вона вимагає, щоб компанії пропонували навчання кожному з працівників через складність системи.

Співробітники потребуватимуть навчання про те, як користуватися певним програмним забезпеченням компанії, а також пройти навчання з використання спеціального обладнання, наприклад сканерів.

Зареєстровані запаси можуть не відображати фактичні запаси

Це може бути недоліком того, що операції записуються, як тільки вони відбудуться, оскільки зареєстровані запаси можуть не відображати фактичні запаси з плином часу..

Це пояснюється тим, що у системі безперервної інвентаризації кількість фізичних запасів часто не використовується.

Завдяки більшій кількості людей, які вступають в операції в системі, компанія приймає на себе більший ризик помилок через людську помилку.

Більше часу споживання

За допомогою періодичної системи інвентаризації компанії виділяють деякий час для реєстрації запасів.

Вони можуть бути зареєстровані щотижня, щомісяця або навіть щорічно. Це робить періодичні системи інвентаризації споживати менше часу, ніж система безперервної інвентаризації.

У системі безперервної дії кожна транзакція повинна бути негайно зареєстрована. Аудитори повинні переглядати операції, щоб переконатися, що вони правильні, а інвентаризація повинна ще бути зроблена, щоб знайти розбіжності у цифрах.

Список літератури

1. Стівен Брегг (2017). Вічна система інвентаризації. Облік CPE Курси та книги. Взяті з: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Вічний запас. Взяті з: investopedia.com.
3. Облік для управління (2017). Вічна система інвентаризації. Взяті з: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Навіщо використовувати систему безперервної інвентаризації? Взяті з: netsuite.com.
5. Енджі Мор (2018). Переваги системи безперервної інвентаризації. Малий бізнес - Chron.com. Взяті з: chron.com.
6. Таня Робертсон (2018). Недоліки системи безперервної інвентаризації. Малий бізнес - Chron.com. Взяті з: smallbusiness.chron.com.