Письмові комунікаційні характеристики, види, елементи, переваги

The письмове спілкування це будь-який тип взаємодії, що використовує написаний код. Хоча вона ґрунтується на тій же мовній системі оральності, її властивості різні. Таким чином, на відміну від інших, письмова форма є повністю умовною. Це має слідувати моделям, визначеним відповідно до правил, встановлених мовою.

З іншого боку, письмова комунікація є найпоширенішою формою формального спілкування між людьми і виконує різні соціальні функції. Серед її застосувань дуже часто використовується для документування різних типів подій і проведення міжособистісних взаємодій.

Крім того, ще однією з найбільш важливих особливостей є те, що вона не вимагає присутності відправника і приймача в тому ж просторі і часу. Тому повідомлення надходить у відкладеному вигляді і взаємодія письменника (відправника) і читача (одержувача) дуже обмежена.

З іншого боку, письмове спілкування є по суті творчою діяльністю, яка вимагає свідомих зусиль. Це зусилля походить від стимулів, що виробляються розумом.

При цьому він відрізняється від орального, де вони збираються зовні зовнішніми сенсорними рецепторами. Письмові, з іншого боку, походять від внутрішньої інтелектуальної діяльності.

Індекс

• 1 Характеристики
  • 1.1 Відкладений прийом повідомлення
  • 1.2 Обмежені цикли
  • 1.3 Невеликий простір для надмірності
  • 1.4 Передпланування
• 2 типи
  • 2.1 Пам'ятки
  • 2.2 Звіти
  • 2.3 Брошури
  • 2.4 Електронні листи
  • 2.5 Пропозиції
  • 2.6 Букви
  • 2.7 Телеграми
  • 2.8 Факси
• 3 Елементи письмового спілкування
• 4 Переваги
  • 4.1 Постійність у часі
  • 4.2 Механізм контролю
  • 4.3 Збереження
  • 4.4 Вищий рівень відбиття
  • 4.5 Менша можливість спотворення та інтерпретації
• 5 Недоліки
  • 5.1 Витрати
  • 5.2 Здатність ефективно розуміти
  • 5.3 Зворотній зв'язок
  • 5.4 Складність вираження емоційності  
  • 5.5 Затримка або невпевненість у отриманні
  • 5.6 Відсутність гнучкості
• 6 Посилання

Особливості

Відкладено прийом повідомлення

Однією з характеристик письмового спілкування є те, що пов'язано з тимчасовим фактором. У ситуації спілкування "віч-на-віч" кодовані повідомлення відправника отримуються миттєво приймачем.

Але в письмовому повідомленні завжди є затримка. Загалом, не існує фіксованого терміну для цієї затримки.

Обмежені цикли

Цикл зв'язку містить чотири основні комунікативні елементи: відправник, повідомлення разом з каналом зв'язку, приймач і відповідь або реакція. Оскільки прийом повідомлення відбувається у відкладеному стані, цикл письмового спілкування більш обмежений.

Однак, у зв'язку з новими досягненнями у сфері комунікації та інформації, багато каналів дозволяють останньому кроку циклу (зворотній зв'язок або відповідь) завершуватись майже одночасно, як у спілкуванні на обличчі. Прикладом цього є служби миттєвих повідомлень.

Мало місця для надмірності

Письмовий запис обмежує можливість надмірності. У усній комунікації жести і паравербальні елементи - наприклад, інтонація - підтримують вербальний мову.

Це не стосується письмового повідомлення. Тому рівень попиту є вищим, змушуючи емітента використовувати слова з більшою точністю.

Фактично, письмове спілкування має високу соціальну цінність. Ця оцінка зменшується з повторенням слів і використанням однакових синтаксичних моделей. Тут переважають оригінальність і навіть формальне нововведення.

Попереднє планування

Як правило, письмове спілкування не є імпровізованим актом. При написанні, часто, дотримується низка умов або вимог. Серед них, якщо потрібна ефективна комунікація, необхідно чітко розуміти зміст повідомлення в цілому та його внутрішню артикуляцію..

Для цього емітент повинен мати схему організації тексту. По мірі просування тексту всі елементи повідомлення об'єднуються до відповідних ідей зі значенням.  

Типи

Що стосується типів письмового спілкування, то існує стільки ж, скільки багаточисельних і різноманітних областей людської діяльності. Таким чином, кожен раз деякі телеграми зникають, а інші з'являються (наприклад, по електронній пошті). Далі буде описано лише деякі з них.

Пам'ятки

Пам'ятка є популярним засобом внутрішнього письмового спілкування між членами організації. Це форма скороченої форми листа з мінімальними формами ввічливості і безпосереднім доступом до конкретної теми повідомлення.

У цьому типі комунікацій, як правило, існують попередньо встановлені формати. Головне правило, яке слід виконати, - правильне письмо та особиста і ієрархічна повага. Спосіб письма повинен бути прямим і без знайомих будь-якого роду.

Звіти

Звіти - це інший тип письмового повідомлення. Вони можуть використовуватися для комерційних, освітніх, юридичних або наукових цілей.

Залежно від характеру та мети звіту можуть існувати попередньо встановлені формати. Однак, загалом, у звіті має бути короткий вступ, основні цілі та результати. 

У деяких випадках графіки та таблиці включені для полегшення розуміння результатів. Так само багато звітів містять перелік рекомендацій.

Брошури

Брошури - це публікації, в яких компанії представляють свої продукти та послуги. Вони також публікуються, щоб допомогти торговим представникам у їхніх візитах до клієнтів.  

Компанії виробляють брошури в різних формах і розмірах. Деякі брошури мають розмір літер, а інші складаються навпіл або в три секції.

З іншого боку, вони характеризуються бути дуже барвистими і з великою кількістю зображень у своїх основних продуктах або послугах. Тексти нечисленні і з великою кількістю порожнього простору, так що брошуру можна легко прочитати.

Електронні листи

Наразі електронна пошта є дуже поширеною формою спілкування. Вони використовуються для відправки документів, організації зустрічей, підтвердження зустрічей і контактів з кандидатами на роботу. Крім того, вони працюють на особистих справах.

Незважаючи на їх відносну неформальність, електронні листи повинні відповідати певним умовам. Для таких цілей його формат призначає пробіли для відправника, одержувача, суб'єкта та простору, де має бути написано повідомлення.

Навіть якщо вони використовуються для некомерційних цілей, існують певні конвенції, які необхідно дотримуватися, щоб уникнути негативних реакцій. Серед них можна відзначити правильне написання назв і назв, правильне використання пунктуаційних знаків і правильну конформацію речень і абзаців..

Пропозиції

Пропозиції є документами, які описують майбутні проекти. Зазвичай вони мають лише одну або дві сторінки. Вони включають супутні витрати кожного конкретного завдання проекту.

Інші витрати, не безпосередньо пов'язані з проектом, можуть бути включені, наприклад, витрати на друк, пошту та поштові витрати, серед інших.

Листи

Листи є однією з найдавніших форм письмового спілкування. Тема листів може бути особистою або комерційною. До приходу електронних форм це були дуже популярні засоби спілкування. Як і в електронних листах, комерційно використовувалися тверезі форми та короткі повідомлення.

Проте особисті листи в письмовому вигляді показали менше традицій. Лікувальні процедури були мінімальними. Розробка теми була зручною між відправником і одержувачем повідомлення. Кількість сторінок була обмежена можливостями обох сторінок. Поступово вони були замінені електронними повідомленнями.    

Телеграми

Телеграма - це коротка і спрощена версія листа. Тут формула ввічливості зведена до мінімуму, а іноді опускається. Текст повідомлення написаний, пропускаючи найбільшу кількість слів і зберігаючи необхідний мінімум для розуміння.

Крім того, форми ввічливості були в основному стандартними та скороченими формами (містер для містера, місіс та інші подібні). Як і в листах, їх використання зменшувалося з просуванням електронних ЗМІ.

Факси

Це був піонерський спосіб передачі повідомлень, написаних в електронному вигляді. Хоча і його написання, і його читання було зроблено на письмовому папері, його передача здійснювалася електронним шляхом. Його використання зменшилося через збільшення використання електронних засобів масової інформації.

Елементи письмового спілкування

Загалом, вважається, що три основні елементи письмового спілкування - структура (форма контенту), стиль (письмо) та зміст (тема).

Що стосується структури, це допомагає читачам зрозуміти тему. Тому рекомендується з'ясувати цілі перед тим, як починати писати.

Що стосується стилю, це стосується емітента в першу чергу. Однак також важливо враховувати можливих одержувачів письмового матеріалу. Іноді потрібно використовувати речення або короткі абзаци з простим словником. Іноді повідомлення має бути трохи довшим і розроблено.

Нарешті, що стосується предмета, це може бути дуже різноманітним. Всі області взаємодії людини можуть бути об'єктом письмового спілкування. Це включає в себе від наукових предметів до особистого, через закони і процедури.

Переваги

Перманентність у часі

Письмове спілкування є постійним засобом інформації. Тому це корисно, коли потрібно вести облік. Так само, це дуже важливо для правильного делегування обов'язків і встановлення норм і процедур. З іншого боку, це дозволяє повторювати запит повідомлень.

Механізм контролю

Завдяки можливості постійності в часі, письмове спілкування є ідеальним засобом контролю. Контрольні листи або результати, закони, угоди, серед інших, є документами, які найчастіше обробляються за допомогою цього способу спілкування.

Збереження

Письмове спілкування має високий рівень збереження. Це дозволяє йому бути безпечним і тривалим. Технологічні досягнення зробили можливими інші засоби збереження інформації. Проте досі документ, написаний на оригіналі, залишається остаточним доказом його існування та оригінальності.

Вищий рівень відбиття

Люди, які використовують це середовище, ефективно роздумують перед написанням. Дії написання повідомлення завжди передує процесу мислення і визначення того, що ви хочете висловити. Навіть саме написання є процесом рефлексії. Тому цей комунікативний режим ідеально підходить для передачі точності та точності.

Менша можливість спотворення та інтерпретації

У повідомленнях, що передаються за допомогою письмового зв'язку, існує менша можливість спотворення. У цій системі зв'язку інформація постійно реєструється і може бути перевірена в будь-який час. Таким чином, існує менша можливість спотворення або зміни інформації.

З іншого боку, шанси на неправильне тлумачення повідомлень менше. У разі будь-яких сумнівів, повідомлення може бути перечитано стільки разів, скільки потрібно, доки не буде досягнуто повного розуміння.

Аналогічно, швидкість читання або повторного запису може регулюватися до рівня розуміння одержувача повідомлення. Таким чином, можна гарантувати, що якщо і відправник, і приймач обробляють однакові коди, повідомлення надходить відповідно до бажаного.

Недоліки

Витрати

Письмове спілкування не є економічним. Існують витрати, пов'язані з матеріалом (папір і чорнило, серед іншого) і робоча сила, яка використовується для написання та доставки творів. Ці витрати можуть збільшуватися в залежності від фізичної відстані між відправником і одержувачем.

Здатність ефективно розуміти

Використання письмової комунікації заслуговує великих навичок та компетенцій у використанні мови та лексики. Відсутність навичок письма та низька якість текстів негативно впливають на повідомлення та піддають ризику їх ефективне розуміння.

Зворотній зв'язок

Зворотній зв'язок повідомлення в письмовому повідомленні не є негайним. У цьому типі зв'язку процес кодування і декодування є повільним.

Залежно від використовуваного коду, розуміння може тривати довше, ніж потрібно. У будь-якому випадку, зворотний зв'язок при зручності одержувача повідомлення, а не емітента.

Труднощі, що виражають емоційність  

Будучи рефлексивним середовищем, важче висловити емоційність у письмовому спілкуванні. Насправді, поети і художники, які використовують це середовище для вираження краси і емоцій, використовують техніки, які важко використовувати. Іноді вони успішні, але в інших вони не виконують завдання передачі емоційності художника.

Цей тип спілкування відомий як холодна, безособова і контрастує з іншими формами спілкування, які можуть включати вербальні та жестичні особливості. З цієї причини вона використовується частіше при передачі інформації, в якій важлива точність фактів.

Затримка або невпевненість у отриманні

Метод письмового спілкування перешкоджає негайному підтвердженню отримання повідомлення. У деяких випадках навіть неможливо визначити, чи надійшло повідомлення до призначеного одержувача.

Відсутність гнучкості

Іншим недоліком письмового спілкування є відсутність гнучкості. Після виходу оригінального повідомлення не існує можливості швидкої корекції вмісту.

Будь-яка необхідна зміна повинна бути гарантована одержувачем повідомлення. Аналогічно, кожна корекція, яка зроблена, навіть часткова, впливає на все повідомлення.

Список літератури

1. Inc. (s / f). Письмове повідомлення Взяті з inc.com.
2. Sehgal, М. K. (2008). Ділове спілкування Нью-Делі: Книги Excel Індії.
3. Cabrera, A. і Pelayo, N. (2001). Мова і спілкування Каракас: Національний.
4. Bolaños, B. (1996). Письмове спілкування. Сан-Хосе: EUNED.
5. Саттл, Р. (2017, 26 вересня). Види письмового ділового спілкування. Взяті з bizfluent.com.
6. Sckool (2017, 07 лютого). Три основні елементи письмового спілкування. Взяті з sckool.org.   
7. MSG (s / f). Письмове спілкування - сенс, переваги та недоліки. Взяті з managementstudyguide.com.
8. Ділове спілкування. (s / f). Переваги та недоліки письмового спілкування. Взяті з thebusinesscommunication.com.
9. Ділове спілкування. (s / f). Недоліки письмового спілкування в бізнесі. Взяті з bizcommunicationcoach.com.