7 функцій головного адміністративного помічника

The функції адміністративного помічника це завдання допомоги та супроводу звичайної діяльності, що розвивається компанією. Тому вони є фундаментальними для ефективної роботи однієї і тієї ж.

Ці заходи зазвичай змінюються залежно від сфери діяльності компанії, в якій вони працюють. Наприклад, у спеціалізованих установах, таких як юридичні фірми, учасники зазвичай мають спеціальну підготовку для виконання певних видів діяльності.

Однак існують функції, спільні для всіх областей, які, як правило, обертаються навколо розподілу та адміністрування інформації в офісі. Це включає в себе управління документами, архівами та організацію подій.

Але ця діяльність може стати набагато ширшою. Іноді адміністративні помічники також повинні мати справу з обробкою бухгалтерської інформації і навіть гарантувати функціонування технологічних ресурсів компанії.

7 головних функцій адміністративного помічника

1- Керування документами

Однією з основних функцій адміністративного помічника є допомога членам офісу в управлінні документами та файлами.

Зазвичай це завдання стосується зберігання, організації та адміністрування файлів.

Однак у певних випадках вам може знадобитися писати, редагувати та переглядати документи.

У деяких компаніях їх навіть просять прийняти диктовку листів або записок і записувати протоколи зустрічей, що відбуваються.

У деяких випадках, наприклад, при роботі з юридичною фірмою, для виконання цих функцій потрібна спеціалізована підготовка: адміністративний помічник повинен розуміти термінологію та юридичні процедури.

З іншого боку, адміністративні помічники, які працюють у галузі медицини, потребують різних знань. Вони повинні мати необхідну підготовку для роботи з пацієнтами та читання медичних звітів.

2- Планування подій

Планування офісних заходів також зазвичай відповідає адміністративним помічникам. Розмір цієї відповідальності може бути змінним залежно від розміру компанії.

Подія може бути просто зустріччю або бізнес-ланчем, але це також може бути конгрес або велика ділова партія.

У будь-якому випадку, помічник повинен керувати всіма критеріями, пов'язаними з подією.

Це включає контакт з постачальниками, оформлення бронювання, вибір меню та оформлення. Але це також стосується контакту, запрошення та підтвердження учасників, доповідачів і спікерів у разі необхідності.

3 - Особлива увага до користувачів і відвідувачів

Увага до користувачів, як правило, є одним із найпоширеніших завдань для адміністративних помічників. Аудиторія, на яку зосереджена увага, завжди залежить від розміру компанії та її бізнес-орієнтації.

У випадку невеликих компаній, які безпосередньо обслуговують громадськість, можливо, що адміністративний помічник повинен отримувати клієнтів.

Коли це відбувається, їхня робота спрямована на те, щоб направляти і допомагати їм під час перебування на об'єктах компанії.

У великих компаніях адміністративний помічник повинен відвідувати інших відвідувачів як партнерів або великих постачальників.

У цьому випадку їх місія буде спрямовувати їх на виконання їх порядку денного та зустрічей з керівництвом або іншими сферами діяльності компанії.

4- Телефонна та віртуальна допомога

Телефонна та віртуальна увага входить до категорії допомоги користувачам. У випадку телефонної допомоги, включається орієнтація клієнтів та партнерів, а також організація та адміністрування порядку денного.

Коли справа доходить до віртуальної уваги, завдання залежать від каналів, що надаються компанією для обслуговування клієнтів або управління інформацією.

У деяких випадках мова йде про управління електронною поштою, відповідь, пересилання або архівування повідомлень за потребою.

В інших випадках, коли віртуальні канали комунікації є більш різноманітними, можуть бути включені інші завдання, наприклад, увагу до громадськості через системи чату або навіть відповіді на запитання через соціальні мережі компанії..

У великих компаніях звичайно існує персонал, орієнтований на увагу цих каналів зв'язку. Коли підприємства невеликі, це завдання зазвичай залишається адміністративним помічникам.

5- Адміністрування порядку денного

Управління програмами, як правило, є одним з найважливіших завдань адміністративних помічників.

Ця відповідальність включає отримання запитів на зустрічі та зустрічі по телефону, особисто або в режимі онлайн, і організувати їх у порядку денному відповідно до визначених критеріїв.

Вона також включає в себе планування зустрічей всередині та за межами компанії, робочі обіди та ділові поїздки.

У цих останніх випадках також обов'язком асистента є бронювання рейсів, готелів, ресторанів або конференц-залів у міру необхідності..

6- Бухгалтерський облік

Іноді адміністративні помічники несуть відповідальність за моніторинг і реєстрацію витрат, що відбуваються в компанії. Ці обов'язки можуть бути простими, такими як запис певних витрат у таблицю.

У деяких випадках асистента просять провести навчання для розробки більш складних завдань. Наприклад, ваші обов'язки можуть включати представлення бухгалтерської звітності керівництву.

Зазвичай це залежить від розміру компанії. Велика компанія, як правило, має більш спеціалізовані ролі; У цій бухгалтерській інформації керує особа, найнята з цією метою.

Тим не менш, одним з основних навичок для будь-якого адміністративного помічника є область програмного забезпечення бухгалтерського обліку, наприклад Microsoft Excel.

7- Технологічний менеджмент

Управління технологічними ресурсами також є частиною функцій адміністративних помічників. У цьому сенсі його відповідальність полягає в тому, щоб гарантувати, що всі необхідні інструменти для роботи компанії працюють добре.

Це включає в себе створення резервних копій інформації, що міститься в комп'ютерному обладнанні, і оновлення антивіруса, серед інших завдань.

З іншого боку, він включає адміністрування обладнання, наприклад, проекторів і ноутбуків.

Це також передбачає перегляд та підтримку обладнання, необхідного для нормального розвитку діяльності, що знаходиться під їх відповідальністю.

Це не означає, що адміністративний помічник повинен мати технічні знання. Його робота полягає саме в найманні технічного персоналу, який регулярно виконує технічне обслуговування обладнання, щоб уникнути невдач.

Список літератури

1. Bucky, J. (2017). Обов'язки виконавчих секретарів та адміністративних помічників. Отримано з: thebalance.com
2. Кар'єра будівельника (2016). Робота в якості адміністративного помічника - Відмінний вибір для спеціалістів. Отримано з: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Що робить медичний адміністративний помічник? Отримано з: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Обов'язки адміністративного помічника. Отримано з: study.com